Spisová služba KEO-X umožňuje efektivní práci s dokumenty v organizacích, které mají povinnost vykonávat spisovou službu.

Jednotlivé moduly systému zajišťují evidenci a manipulaci s písemnostmi v celém jejich životním cyklu. Spisová služba je zpracována v souladu s platnými legislativními normami.

Příjem a evidence písemností (Podatelna)

Podatelna zahrnuje veškeré činností spojené s příjmem, evidencí a předáním došlých zásilek. Jedná se o zásilky doručené poštovním úřadem, některou z doručovacích čí expresních služeb, faxem, elektronickou poštou, nebo o zásilky odevzdané do podatelny osobně.

Na základě posouzení obsahu každé došlé písemnosti určí pracovník podatelny jejího zpracovatele a písemnost mu předá k vyřízení. Součástí předání je i tisk předávacího protokolu.

Zpracování písemností (Referent)

Písemnosti lze zpracovávat několika způsoby: vrátit na podatelnu, předat k vyřízení jinému uživateli, vyřídit písemně, vyřídit jinou formou (telefon, osobně..), vyřídit bez odpovědi, aj. Pro psaní odpovědí a vytváření nových písemností jsou využívány šablony (MS Word, Open Office), pomocí kterých lze napsat a vytisknout dopisy, obálky, štítky. Je podporována hromadná korespondence.

Uživatel má možnost pracovat s Úkoly, Spisy, Evidenčními seznamy a dalšími agendami.

Odesílání písemností (Výpravna)

Ve výpravně se shromažďují písemnosti určené k odeslání z organizace a pracovník výpravny zajišťuje jejich fyzické odeslání.

Písemnosti bývají odesílány prostřednictvím České pošty, nebo jiným způsobem (kurýr, expresní služby..), elektronickou cestou, nebo mohou být doručeny formou osobního převzetí na podatelně.

Součástí zpracování na výpravně může být tisk podkladů pro Českou poštu: Poštovní podací arch, Evidenční lístek poštovného a pod.