Modul Podatelna zahrnuje veškeré činnosti spojené s příjmem a následnou manipulací se zásilkami došlými do organizace (úřadu). Jedná se o zásilky doručené poštovním úřadem, některou z doručovacích či expresních služeb, elektronickou poštou, faxem, telegramem, nebo o zásilky odevzdané do podatelny osobně.

Přehled funkcí modulu Podatelna:

Zápis nové došlé písemnosti

Základ práce pracovníka podatelny tvoří evidence veškeré došlé pošty v doručovací knize a určení následných zpracovatelů těchto písemností.

Automatický zápis písemností

Řada písemností do organizace přichází elektronickou formou, tj. např. e-mailem nebo faxem připojeným k počítači. Systém umožňuje automatickou evidenci těchto zásilek.

Oprava zapsané písemnosti, storno písemnosti

Je-li třeba, je pracovníkovi podatelny povoleno opravovat chybné zápisy v seznamu došlé pošty (v případě nepřevzatých zásilek). Nemůže je ale rušit, existuje pouze možnost použít storno. Provedení storna písemnosti v IS je analogií škrtnutí záznamu v podacím deníku.

Tiskové sestavy modulu Podatelna

• Podací deník - došlá pošta (operativní evidence)
• Nepřevzatá pošta
• Odmítnutá pošta
• Stornovaná pošta
• Přehled doporučených zásilek

Vyhledávání adres v adresáři

Při pořizování nové písemnosti do seznamu došlé pošty je jedním z evidovaných údajů adresa odesílatele zásilky. Adresy se vybírají z adresáře, který je jedním z modulů Kancelářského systému. Adresář slouží k evidenci veškerých právnických a fyzických osob, se kterými organizace (úřad) nějakým způsobem komunikuje nebo komunikoval a je využíván všemi subsystémy.

Zápis nové adresy do adresáře

Při evidenci došlé pošty je možno pořizovat nové, doposud neevidované adresy do adresáře.

Detail adresy písemnosti

Přehled všech dostupných identifikačních a kontaktních údajů týkajících se určité organizace.

Sledování pohybu písemnosti

Možnost sledování pohybů písemnosti - aktuálního stavu jejich zpracování.

Evidence dokumentů písemností

K záznamu došlé písemnosti lze připojit elektronický dokument (např. scanovaný dopis, tabulka, zvuk, obrázek, fotografie, fax, atd.).

Dokumenty připojené k písemnosti je možno prohlížet, opravovat i rušit, a to v závislosti na právech přístupu jednotlivých uživatelů.

Podací deník - filtr pro zobrazení a tisk

Lze zvolit zobrazení určitého výběru písemností zapsaných v podacím deníku (písemnosti ve vlastnictví podatelny, písemnosti stornované, odmítnuté, elektronické, vrácené na podatelnu). Tyto seznamy došlé pošty lze vytisknout.

Podací deník ve formě "tištěného" podacího deníku

Seznam došlé a odeslané pošty, tak jak je známá z běžného použití. Toto zobrazení slouží k listování v PD, vyhledávání, tisku a uzavírání PD.

Možnosti tisku podacího deníku

Operativní evidence - je vytištěn seznam operativní evidence. Do seznamu jsou zahrnuty všechny podatelnou zapsané a předané písemnosti, včetně stornovaných. V nabídce jsou dvě varianty:

Podací deník - sestava ve tvaru podacího deníku

Seznam písemností - sestava pouze jako jednořádkový stručný přehled. Možnost tisku pouze vyřízených nebo i pouze nevyřízených písemností.

Evidenční seznam - menu Seznam, Úvodní list, Sběrný arch.

Uzavření podacího deníku a Spisu podatelny

Na začátku každého roku se uzavírá podací deník z předešlého roku. Spolu s uzavřením PD se uzavírá i Spis podatelny, který slouží k evidenci automaticky vytvářených protokolů na podatelně.

Založení spisu Podatelna

Po uzavření Podacího deníku a Spisu podatelny se vytváří nový spis Podatelna pro další rok. Vytváří jej pracovník, který spustil uzavření PD, a to v seznamu spisů.

Předávací protokoly

Při předávání písemností z podatelny se automaticky vytváří systémové písemnosti a jako dokument jsou u těchto písemností vytvořené předávací protokoly. Jestliže je potřeba předávací protokoly prohlédnout nebo znovu vytisknout, použije se tato nabídka.

Rejstříky

Pracuje se s dvěma typy rejstříků: Jmenný a Věcný. Vytvářejí se automaticky na základě písemností v podacím deníku. Rejstříky lze tisknout a v případech definovaných zákonnou normou je nutné tyto sestavy přiložit k podacímu deníku za běžný rok.

Jmenný rejstřík - písemnosti jsou seřazeny dle příjmení fyzických a názvu právnických osob.

Věcný rejstřík - písemnosti jsou seřazeny dle rejstříkových hesel uložených v číselníku ukládacích znaků. Heslo je písemnosti automaticky přiřazeno dle ukl.znaku. Lze vytisknout i seznam rejstříkových hesel.

Evidence periodik

Na podatelně se evidují také periodicky přicházející písemnosti, jako je např. denní tisk, odborné časopisy, zákony, přehledy, věstníky apod.

Evidence doručení doporučených zásilek

Tato funkce slouží k evidenci adresátem přijatých doporučených zásilek (těch, které byly poštou doručené, převzetí bylo stvrzené podpisem adresáta a uvedením data převzetí zásilky). Pošta předává seznam přijatých zásilek na Úhrnném dodacím lístku (ÚDL) doporučených zásilek.

Evidence zásilek určených do vlastních rukou

Jedná se o evidenci zásilek, které se nesmí na podatelně otevřít, protože jsou adresovány do vlastních rukou adresáta. Taková zásilka se zaeviduje v seznamu zásilek do vlastních rukou a její zpracovatel následně určí, zda bude zapsána do Podacího deníku.

Evidence nedoručených zásilek

Zásilky, které byly z organizace odeslány (poštou, e-mailem, kurýrem...), ale nemohly být z různých důvodů doručeny adresátovi, se vrací zpět odesílateli. Přichází na podatelnu a jsou zaznamenány v evidenci došlé pošty (v doručovací knize) a předány vlastníkovi zásilky k vyřešení. Kromě toho se vrácená zásilka vyhledá v knize odeslané pošty a poznamená se, že tato zásilka nebyla doručena adresátovi.

Zpráva

Pracovník podatelny má po zápisu všech písemností do doručovací knihy možnost vyzvat poštovní referenty k převzetí pošty nebo zaslat libovolnou jinou zprávu vybraným uživatelům. Podmínkou pro zobrazení zprávy u vybraného uživatele je spuštěný IS KEO-X.

Signalizace nepřevzaté a odmítnuté pošty

Pracovník podatelny má k dispozici funkci signalizace nepřevzaté a vrácené pošty - před spuštěním programu bude na nepřevzatou poštu upozorněn.

Zpracování elektronických písemností

Elektronické písemnosti lze automaticky převzít a vybrané el. písemnosti lze zařadit do evidence v Doručovací knize. S takto zařazenými písemnostmi se dále pracuje jako s běžnou písemností. Modul splňuje požadavky kladené na elektronickou podatelnu.