Uživatelé mohou v tomto modulu zpracovávat jednu centrální evidenci smluv, které mohou vznikat v různých modulech systému KEO-X (např. evidence pozemků a nájemní smlouvy, evidence hřbitovů a smlouvy v rámci této evidence vznikající) nebo v ostatních běžných agendách organizace.

Evidence smluv spolupracuje s modulem KEO-X Spisová služba. Uživateli je umožněno jednoduše předat vytvořenou smlouvu do evidence spisové služby určenému referentovi a tím zajistit její evidované odeslání (poštou, elektronickou podatelnou nebo datovou schránkou).

Důležitou vlastností modulu Evidence smluv je jeho vazba na účetnictví úřadu s podporou výstupů nutných pro účetní audit úřadu.

Umožňuje evidenci potenciálních pohledávek a závazků pro informaci o možných dodatečných příjmech a výdajích. Pro tento přehled je zavedena možnost zadání pravděpodobnosti budoucího finančního cashflow.

Pomocí této evidence se včas dozvíte o potřebách upravit rozpočty, o nutnosti včasného vymáhání smluvně zajištěných závazků od dodavatele atd. Lze průběžně sledovat vaše dlouhodobé investice, včas informovat účtárnu nebo zastupitelstvo. Program umí vytvořit souhrnný účetní doklad k proúčtování podrozvahových účtů jednou ke čtvrtletí