Novinky v programech

Upravili jsme nastavení přístupu k dokumentům, spisům a věcným skupinám. Nově se nastavení přístupu k dokumentu, spisu a věcné skupině řeší v záložce v detailu jednotlivých entit. Každé nastavení přístupu k dokumentu je třeba potvrdit v nové nabídce „K převzetí“, která je dostupná v nové sekci „Nastavené přístupy k dokumentům a spisům“. V případě, že chcete povinně potvrzovat i přijetí oprávnění ke spisům, může toto správce nastavit ve společných parametrech SSL v rámci nové nabídky „Řízení přístupu pro spisy“. Nastavení se vždy týká celé organizace. V případě hromadného nastavení přístupu k entitám se vždy pouze přidává nový přístup, již přidané přístupy se neruší. Správce SSL (uživatel s právem SSLJDR011) má ve společných parametrech SSL k dispozici nové nastavení týkající se vyhledávání informací o entitách (dokumentu a spisu), ke kterým nemá uživatel oprávnění. Toto nastavení se zohledňuje v nabídce „Vyhledávání“ v modulu Referent a je vždy společné pro celou organizaci. Správce SSL (uživatel s právem SSLJDR011) má možnost omezit přístup ke konkrétní věcné skupině, spisu či dokumentu. Omezení přístupu lze nastavit v nabídce Správce SSL na nové záložce „Omezení“ pro dokumenty a spisy. Může být i časově omezeno. Omezit přístup nelze správci SSL a vlastníkovi dokumentu nebo spisu. Jinak je nadřazené nad všechna další oprávnění. Stejně tak lze nastavit omezení pro věcné skupiny ve Spisovém a skartačním plánu. Pokud má uživatel omezenu věcnou skupinu, pak ve stromové struktuře neuvidí danou věcnou skupinu ani skupiny podřízené. V těchto věcných skupinách nevytvoří novou entitu (typový spis, spis, dokument). Nově může uživatel s právem Posuzovatel skartační operace (SSLJDR020) i v modulu Referent přeřadit uzavřený spis do uzavřené věcné skupiny. Do tiskové sestavy SSLJDR35 – detail spisu byly přidány nové údaje: rok vyřazení, rok vzniku spouštěcí události, název součásti (týká se typových spisů) a soupis entit připojených křížovým odkazem. V transakčním protokolu nově logujeme i pokyny pro schválení (informaci od žadatele a komentář). Dále je přidáno logování v případě změny skartačního režimu či založení nové věcné skupiny, náhled na transakční log a export transakčního protokolu do XML. Došlo k úpravě práv Spisovna – plný přístup (SSLSPI001) a Archiv SSL – plný přístup (SSLARC001). Uživatelům s těmito právy byly odebrány akce, které jsou výhradně na právo Posuzovatel skartační operace (SSLJDR020). Rozšířili jsme údaje pro uchování u metadat dokumentu po jeho zničení. Jde to tyto údaje: způsob doručení, pořadové číslo dokumentu ve spisu, doručeno, datum vyřízení a druh dokumentu. V rámci příjmu technického nosiče dat jsme přidali možnost vložit komponentu včetně externího podpisu. Externí podpis musí být ve formátu p7s. Uživatel s nejvyšším uživatelským oprávněním (SSLJDR024) si zobrazí v nabídce „Vyhledávání“ všechny entity, vyjma těch, kde má omezen přístup.

Výkazy / Ostatní sestavy – upravili jsme sestavy Konsolidační položky – roční a Přehled vybraných konsolidačních položek – měsíční pro tvorbu od roku 2026. V sestavách jsme od roku 2026 zrušili sloupec Záznamová jednotka (ZJ) a přidali nový sloupec Identifikátor partnera (IP). V roční sestavě jsme dále od roku 2026 zrušili volbu na ORG2, Přijato od koho/Odesláno komu a sloupce v sestavě z jiného okresu, z jiného kraje. Nyní se uvádí identifikátor partnera (IP) včetně názvu partnera, takže je přímo uvedeno od koho je přijato nebo komu odesláno. Do sestav jsou přidané položky financování podléhající konsolidaci, a to 8113,8123,8114 a 8124. Položky 8113,8123 mohou být označené hvězdičkou, která značí generované položky z účtů 281 a 451. Načtení identifikátoru partnera se pak řídí stejně jako výkaz FIN2-12M číselníkem Identifikátor partnera-IČO Banky (FIN2-12M). Položky, které vstupují do sestav jsou označeny v číselníku položek jako distribuční konsolidační položky (sestavy). Pokud je z kraje požadavek na vykázání i dalších položek, je možné v číselníku položek uživatelsky nastavit konsolidační položku (sestavy). Nyní se upravoval číselník položek pro nový údaj identifikátor partnera, tak je možné, že u položek toto uživatelské nastavení není. Doklady, pokladní doklady, transakce – při pořízení položky, u které je známo jaký má být vyplněný identifikátor partnera, tak tento identifikátor nyní automaticky doplníme.

Připravili jsme nový modul Služby na webu. Jeho ikonu najdete v rozcestníku KEO4 v případě, že máte na tento modul práva a licenci. Do tohoto nového modulu jsme přesunuli nastavení, které bylo původně dostupné jen přes modul Administrace. Získáváte přehlednější prostředí a jednodušší práci s formuláři: Menu Formuláře s podmenu Základní, kam jsme přesunuli všechny dříve vytvořené formuláře. Číselníky nově obsahují nový číselník "Formulářové řady". Formulářové řady umožní každému uživateli vytvořit si vlastní řadu formulářů. Přístup do jednotlivých řad lze omezit pomocí práv, aby si uživatelé do svých formulářů navzájem nezasahovali. Při pořízení nové formulářové řady se automaticky nastaví práva tomu uživateli, který novou řadu vytvořil. Pokud chcete do některé řady přidělit práva i jinému uživateli, je potřeba mít oprávnění „Služby na webu – správce“. Parametry – nastavení parametrů modulu Služby na webu.

Vymáhání / Předání obecnému správci daně – přidali jsme novou evidenci (další způsob vymáhání nedoplatků), kde můžete evidovat a označit neuhrazené předpisy, o jejichž vymáhání požádáte obecného správce daně – celní úřad. Podrobný návod na používání této agendy najdete v dokumentaci k programu v kapitole Vymáhání / Předáno obecnému správci daně. Do sestavy PA018 Nevyúčtované uhrazené zálohy jsme přidali sloupce „Základ“ a „DPH“ pro snadnější kontrolu uhrazených záloh, které nebyly dosud zahrnuty do vyúčtování a porovnání účtu SU 324. Sestavy PA002, PA005, PA007 – v sestavách je nově možné filtrovat dle údaje „Třída“.

Předpisy – přidali jsme záložku Dokumenty, na které jsou k dispozici uložené dokumenty všech předpisů (faktury nebo potvrzení o zaplacení). Dokumenty předpisu – byl přidán atribut “Typ dokumentu“, aby bylo možné rozlišovat faktury a potvrzení o zaplacení při odesílání dokumentů e-mailem. Tisk faktur – do šablony faktury jsme přidali QR kód s platebními údaji.

Upravili jsme číselník stupnic platových tarifů v souvislosti s nařízením vlády č. 16/2026 Sb., kterým se mění nařízení vlády č. 341/2017 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě. Změny se tentokrát týkají příloh 1 (Základní platové tarify), 2 (Zdravotničtí pracovníci a pracovníci v sociálních službách) a 3 (Lékaři a zubní lékaři). Účinné jsou od 1. dubna 2026. V této souvislosti opět připomínáme možnost "Hromadné změny" v nabídce "Platové výměry". Touto cestou můžete již nyní vytvořit nové platové výměry platné od 1. 4. 2026 všem pracovním poměrům zařazeným do těchto příloh nařízení vlády. Vždy ale doporučujeme platové výměry po vytvoření důkladně zkontrolovat.

Manželství / Přípravy / Tisk / upravili jsme Žádost o povolení uzavřít manželství mimo místo nebo dobu určené obcí ODT: Změnil se název. Poupravili jsme obsah. Šablona nyní obsahuje možnost zadání i času sňatku. Připravili jsme nové formuláře a XML soubory Hlášení pro ČSÚ: Vzory jsou upraveny pro rok 2026. Vzor Hlášení pro manželství se jmenuje Hlášení o uzavření manželství / partnerství a nabízí se v Tisku u zápisu manželství i partnerství.

Předpisy / Detail - ze záložky Dokumenty je nově možné dokumenty (např. fakturu nebo potvrzení o zaplacení) odeslat do Spisové služby anebo e-mailem. 

Povinnosti – akci „Vytvořit potomky (ukončit a vytvořit nové)“ máte nově k dispozici i v detailu každé povinnosti. Díky ní v případě změny snadno ukončíte původní položku a vytvoříte novou, na kterou se automaticky přenesou údaje jako: výše zálohy, číslo měřidla nebo číslo sběrné nádoby. Tyto údaje jste až doposud museli v detailu povinností zadávat ručně. Akci využijete především v případě individuálních změn jako je výměna vodoměru u smluvních povinností s vyúčtováním nebo výměna sběrné nádoby u poplatků za komunální odpad. Identifikátor partnera (IP) – do pohledu v automatických operacích byl přidán sloupec „Identifikátor partnera“. U typů příjmů, u kterých je nutné tento údaj vykazovat, např. položka 2212 u přestupků, je nutné v zaúčtování úhrady předpisu v pokladně či bance, nebo zaúčtování úhrady předpisu převedeného na podrozvahu, v detailu řádku účtu SU 231 nebo 261 nastavit proměnnou {ip}, která dle karty poplatníka automaticky doplní odpovídající údaj: IČO (pokud je uvedeno), kód země (pokud se nejedná o adresu v České republice) či zástupný identifikátor v případě, kdy se jedná o poplatníka ČR, který nemá IČO. Zástupný identifikátor partnera „111“ lze zadat i ručně.

Do distribučního číselníku "Druhy dokladů" jsme přidali dva nové druhy: Identifikační průkaz a povolení k pobytu Identifikační průkaz Do distribučního číselníku „Označení předložené listiny“ jsme doplnili variantu „z hybridní pošty“, která znamená, že vidimovaná listina je „Listinou, která je výstupem z autorizované konverze dokumentů + stejnopisem písemného vyhotovení rozhodnutí nebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu“.

V aktivním spisovém a skartačním plánu lze měnit „Název věcné skupiny“ pouze v případě, že žádné dokumenty a spisy v dané věcné skupině nejsou zařazeny ve skartačním řízení. Nově je možné i na uzavřené věcné skupině se skartačním znakem „S“ nastavit či zrušit trvalý skartační souhlas. Nyní je možné vytvářet ukládací jednotky i z věcných skupin, které jsou již uzavřené. Součástí transakčního protokolu je teď i ověření subjektů v základních registrech.

Do distribučních měsíčních parametrů jsme doplnili všechny známé hodnoty pro zpracování mezd za rok 2026. V parametrech tak figuruje nová výše minimální mzdy, nové redukční hranice pro výpočet náhrad za dočasnou pracovní neschopnost, navýšená hodnota rozhodného příjmu pro účast na pojištění u dohod o provedení práce, nové limity pro uplatnění slev na sociálním pojištění, maximální vyměřovací základ pro 2026 a další). Nový modul KEO4 Mzdy komunikátor gov.cz – přidali jsme možnost odesílat hlášení na zdravotní pojišťovny. Pokud již máte nový komunikátor (náhrada za ALIS-PVS) a odesíláte hlášení na OSSZ, pro zprovoznění komunikace se zdravotními pojišťovnami stačí v Administraci - Databázové schéma - Komunikátor gov.cz vybrat příslušné certifikáty pro podpis (resp. PIN a heslo pro komunikaci se Zdravotní pojišťovnou MVČR). Bližší informace o přechodu z ALIS-PVS na Komunikátor gov.cz najdete v tomto článku. Na osobní kartě zaměstnance lze nově evidovat období zdravotního omezení ("od - do"). Tyto údaje budou dále využívány v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Pokud tedy máte nějaké zaměstnance se zdravotním omezením, doporučujeme informace doplnit. Na osobní kartu jsme přidali needitovatelný údaj "Osobní identifikační číslo", který bude do budoucna sloužit pro identifikaci zaměstnance v rámci JMHZ. Obdobně pak na kartu pracovního vztahu údaj "Identifikátor pracovního vztahu". Tyto identifikační údaje ke stávajícím pracovním vztahům bude možné získat z ePortálu ČSSZ v průběhu měsíce března. V pracovních vztazích jsme přejmenovali údaj "Druh činnosti pro ELDP" na "Druh činnosti". Současně jsme číselník pro druhy činností upravili tak, aby od 1.1.2026 nabízel pouze hodnoty platné pro rok 2026 a především hodnoty požadované v rámci JMHZ. Pokud jsou v datech v období 1/2026 a vyšším u pracovních vztahů uvedeny již neplatné druhy činnosti (typicky "+" a "-"), v záhlaví programu se zobrazí žlutý pruh s tlačítky: "Tisk" - vytiskne seznam aktivních pracovních vztahů s již neplatným druhem činnosti pro rok 2026; "Spustit kontrolu" - umožňuje spustit znovu kontrolu nad daty (např. po provedení opravy dat); "Opravit chyby"  - zobrazí všechny aktivní vztahy s již neplatnými druhy činností, nastavení je touto cestou možno změnit i hromadně přes tlačítko "Hromadná změna druhu činnosti". Co se týče konkrétního nastavení u jednotlivých pracovní vztahů, typicky bude třeba upravit u: Neuvolněných zastupitelů, Členů výboru, kteří jsou neuvolněnými zastupiteli - ti se nově budou vykazovat pod kódem 14; Členů výborů/komisí, kteří nejsou neuvolněnými zastupiteli - musí se vykazovat jako pracovní poměry (tedy s druhem činnosti 1-9); Členů volebních komisí - dle aktuálních informací by se měli vykazovat pod kódem 13 (společně se všemi dalšími typy, které nepodléhají odvodům na sociální pojištění a pro které v tuto chvíli není samostatný kód a ). Do zaúčtování jsme přidali nový atribut "Identifikátor partnera". Při zaúčtování mezd přichází tento údaj v úvahu pouze pro položku 5499 a vždy v hodnotě "111". Pokud tedy máte tuto položku u některé z Vámi využívaných automatických operací (typicky např. u zaúčtování příspěvku na stravné nebo příspěvků na spoření), je třeba zmíněné ID partnera doplnit. Doplnění provedete jednoduše v nabídce Číselníky - Zaúčtování - Zaúčtování automatických operací, kde vyfiltrujete položku 5499 a v těchto konkrétních řádcích ID partnera "111" doplníte. Upravili jsme číselníky pro výkaz P1-04 na základě nových metodických pokynů MŠMT. Do číselníku kategorií školských pracovníků jsme doplnili nový kód 118 pro sociální pedagogy, kteří se budou nově v oddíle III a V vykazovat v samostatných řádcích.  Dále jsme do číselníku zdrojů peněz přidali nový zdroj "Ostatní zdroje - zřizovatel", tento můžete již od období 1/2026 nastavovat u nepedagogických pracovníků, jejichž platy budou od tohoto roku hrazeny právě zřizovatelem. Díky tomuto zdroji následně bude možné vyčíslit hodnoty v řádcích výkazu P1-04, ve kterých mají být pro rok 2026 uváděny pouze částky, popř. průměrné evidenční počty připadající na pracovní vztahy hrazené zřizovatelem. Také číselník klasifikace zaměstnání jsme rozšířili o nový samostatný kód pro sociální pedagogy (23596). Rozšířili jsme okruh mzdových složek, na které lze pořídit výjimku v zaúčtování o MS 5730 Pohřeb.