Aktuality

KEO4 Účetnictví umožňuje vést účetnictví v digitální podobě – od evidence dokladů přes jejich schvalování až po archivaci. Digitalizace účetnictví už není budoucnost – je to současný standard, který šetří čas, eliminuje chyby a zajišťuje vyšší kontrolu nad procesy. Informační systém KEO4 Účetnictví je plně připraven na vedení účetnictví v digitální podobě bez nutnosti tisku dokumentů, fyzického oběhu papírů a složitého zajišťování podpisů. Díky propojení jednotlivých modulů nabízí KEO4 komplexní řešení pro evidenci, schvalování i archivaci účetních dokladů v souladu s aktuální legislativou. Vše digitálně a přehledně V KEO4 Účetnictví můžete evidovat veškeré doklady – od faktur přes objednávky až po příkazy k úhradě – přímo v systému, včetně jejich elektronických příloh. Každý dokument je tak bezpečně uložený, dohledatelný a připravený k dalšímu zpracování bez nutnosti fyzické manipulace. Typické doklady: faktury, objednávky, přísliby, příkazy k úhradě. Schvalovací proces v souladu se zákonem Součástí řešení je KEO4 Podpisová kniha, která umožňuje nastavit a řídit schvalovací procesy v rámci předběžné řídicí kontroly – před i po vzniku závazku nebo pohledávky. Proces odpovídá požadavkům zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, a je připraven i na právní úpravu účinnou od 1. 1. 2027 podle zákona č. 231/2025 Sb., o řízení a kontrole veřejných financí. Uživatelé mohou dokumenty schvalovat elektronicky, včetně možnosti připojení elektronického a viditelného podpisu. Každý krok schvalování je zaznamenán, což zajišťuje transparentnost a kontrolovatelnost celého procesu. Jednoduchý proces krok za krokem Práce s doklady v KEO4 probíhá v těchto krocích: V KEO4 Účetnictví vystavíte doklad, například objednávku, příslib nebo příkaz k úhradě. V detailu dokladu vytvoříte žádost o schválení a odešlete ji odpovědným osobám. Schvalovatelé dokument posoudí v KEO4 Podpisové knize a v případě odsouhlasení jej elektronicky podepíší. Schválený dokument je automaticky uložen u dokladu a připraven k archivaci. Následně jej můžete jednoduše odeslat do KEO4 Spisové služby. Bezpečné uložení dokumentů Propojení s KEO4 Spisovou službou zajišťuje dlouhodobou archivaci dokumentů v souladu s legislativními požadavky. Odpadá nutnost fyzického archivování a zároveň máte jistotu, že jsou dokumenty vždy dostupné a chráněné. Připraveno na digitalizaci veřejné správy KEO4 Účetnictví pomáhá organizacím přejít na plně digitální správu účetnictví bez kompromisů. Získáte efektivnější procesy, lepší kontrolu a jistotu souladu s legislativou – dnes i v budoucnu. Digitalizujte své účetnictví s KEO4 a zbavte se papírové administrativy jednou provždy.

Od 1. ledna 2027 dojde k cenovému znevýhodnění doporučených zásilek předávaných prostřednictvím papírových podacích archů (PPA). Aby se zákazníci vyhnuli vyšší ceně, mohou předávat podací data elektronicky prostřednictvím tzv. elektronického podacího archu (ePA). Ten lze v KEO4 aktivovat již nyní v Parametrech výpravny. Jak dodat ePA České poště?Fyzicky na přepážce – ePA je možné uložit na USB nosič a předat při podání zásilekOnline prostřednictvím aplikace Podání Online – ePA se nahraje do aplikace. Webová aplikace Podání Online nabízí uživatelům nejen možnost odeslání elektronického podacího archu, ale i tisk adresních štítků a sledování zásilek. 

Po exportu matričních dat z modulu KEO4 Matrika je nutné připravit XML soubory pro bezpečné odeslání do úložiště eMatriky. Tento postup vychází z požadavků Ministerstva vnitra ČR. Postup V modulu KEO4 Matrika v nabídce Export do eMatriky spusťte průvodce pro export matričních dat. Vyberte cílovou složku, do které budou XML soubory uloženy. Exportované XML soubory zkomprimujte do archivu ZIP. Archiv zašifrujte podle pravidel uvedených v Národním standardu pro elektronické vedení matriky. Připravený zašifrovaný archiv odešlete do úložiště eMatriky. Požadavky na komprimaci a šifrování Podrobný postup je popsán v dokumentu Národní standard pro elektronické vedení matriky: strany 20–21 – pravidla pro vytvoření hesla k zašifrování XML souborů, strany 27–29 – postup komprimace a šifrování pomocí aplikace 7-Zip. Dokument je dostupný na webu Ministerstva vnitra ČR: Národní standard pro elektronické vedení matriky Doporučení: Při vytváření šifrovaného archivu vždy postupujte podle aktuální verze Národního standardu, aby bylo možné soubory bez problémů zpracovat v systému eMatrika. Potřebujete poradit? Pokud si nejste jisti správným postupem nebo potřebujete pomoci s exportem, komprimací či zašifrováním XML souborů, obraťte se na svého obchodního zástupce ALIS. Rád vám s celým postupem pomůže.

Připomínáme, že konec června je nejzazší lhůtou pro podání JMHZ za období leden až březen 2026. Pokud jste doposud hlášení za tyto měsíce neodeslali, doporučujeme tuto povinnost neodkládat, protože nedodržení termínu může přinést zbytečné komplikace.Klíčové je podat JMHZ do 30. 6., a to i v případě, že obsahuje nedostatky. Lhůta se totiž vztahuje na samotné podání, nikoli na jeho následné opravy. Případné chyby či neúplné údaje je možné bez problémů upravit i po tomto datu.Současně upozorňujeme na další změnu související s JMHZ. Od 1. července 2026 vzniká povinnost hlásit všechny zaměstnance ještě před jejich nástupem k výkonu práce. U českých zaměstnanců lze využít tzv. předregistraci, kdy jsou nahlášeny základní údaje a zbývající informace pro úplnou evidenci je možné doplnit do 8 dnů od nástupu.Možnost odeslat základní údaje formou předregistrace a následně doplnit zbývající údaje bude v programu KEO4 Mzdy dostupná v druhé polovině července. Do té doby lze využít služby na ePortálu ČSSZ. Alternativou je také postup, kdy všechny potřebné údaje nahlásíte již před nástupem zaměstnance, a to odesláním hlášení „Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání“, které je v modulu KEO4 Mzdy k dispozici již od dubna. Tuto variantu doporučujeme, pokud máte všechny potřebné údaje k dispozici, protože je z pohledu praxe nejjednodušší.Podrobnější informace k aktuálnímu stavu JMHZ, nejčastějším chybám a jejich opravám i k novým povinnostem od 1. 7. 2026 zazní na webináři, který se uskuteční 25. června. Na webinář se můžete přihlásit prostřednictvím tohoto odkazu.

V poslední aktualizaci systému KEO4 jsme upravili pravidla pro obnovu dat z bodu obnovy. ℹ️ Obnova z bodu obnovy je nevratný (destruktivní) zásah, který může významně ovlivnit aktuální data. Z tohoto důvodu by ji měl provádět pouze poučený a oprávněný uživatel. ⚠️ Pokud s modulem pracuje více uživatelů, data modulu se obnoví všem. Oprávnění k provedení obnovy Pro každý modul existuje uživatelské právo; když je pracovní místo má přiřazené, tak může toto pracovní místo odpovídající modul obnovit.👉 NOVINKA: Obnovu lze provést pouze k poslednímu (nejnovějšímu) bodu obnovy.

S blížícím se koncem května připomínáme důležitý termín pro odeslání JMHZ za měsíc duben. Řádné hlášení je nutné odeslat nejpozději do 20. 5. 2026. I v případě, že ještě nemáte vše zcela kompletní, doporučujeme hlášení v termínu odeslat – případné nesrovnalosti či doplnění lze řešit následně formou opravných podání. Zvýšenou pozornost tomuto datu by měli věnovat zejména ti zaměstnavatelé, kteří uplatňují slevu na sociálním pojištění za organizaci, protože dodržení lhůty je zásadní pro možnost uplatnění této slevy. Pro ověření, že bylo hlášení zpracováno kompletně, nemusíte vždy čekat na doručení protokolu o kompletnosti do datové schránky. Tento protokol lze dohledat také na ePortálu ČSSZ v sekci „Moje dokumenty“. Pokud na straně ČSSZ nedochází k žádnému technickému zdržení, bývá zde k dispozici v řádu několika minut po úspěšném odeslání. Zároveň připomínáme, že odeslání řádného hlášení za období 1–3/2026 je potřeba provést nejpozději do konce června.

Do dokumentace KEO4 Mzdy jsme doplnili přehled nejčastějších chyb, se kterými se můžete setkat jak před odesláním v aplikaci, tak následně v protokolu o kompletnosti doručeném do datové schránky. Některé chyby souvisí přímo s odesílanými daty, jiné mohou být dány i evidencí zaměstnanců vedenou na ČSSZ. Součástí přehledu je také doporučený postup jejich řešení. Dokumentaci snadno vyvoláte přímo z programu KEO4 Mzdy pomocí klávesy F1. Pokud se jedná o kontrolu popsanou v dokumentaci, můžete pro rychlejší orientaci využít také AI asistenta v programu, kterého najdete pod ikonou tří teček v pravém dolním rohu.

V souvislosti s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele (JMHZ) se aktuálně řeší také situace, kdy u pracovních vztahů došlo v průběhu roku 2026 ke změně druhu činnosti. Typicky se jedná o případy, kdy byl původní druh činnosti „14 – neuvolněný zastupitel“ změněn na označení „1–9“ (týká se to především členů komisí, kteří jsou zároveň zastupiteli, situace mohla ale nastat i u jiných pracovních vztahů). U těchto pracovních vztahů je při zpětném vytváření hlášení JMHZ za období leden až březen nastaven kód činnosti, který byl nastaven v daném období, což v praxi představuje problém. Z tohoto důvodu žádáme, abyste s odesláním hlášení JMHZ za období leden až březen v těchto případech vyčkali až na konec května, případně na červen, kdy bude zveřejněna další řádná aktualizace programu. V rámci této aktualizace bude umožněno zpětně měnit druh činnosti u pracovních vztahů a tím správně vyhodnotit v rámci JMHZ výše popsané situace.