Moderní informační systém pro veřejnou správu

V návaznosti na dotazy účastníků webináře „Zpracování mezd v souvislosti s volbami do zastupitelstev obcí a Senátu 2026“, který proběhl dne 29. 9. 2026, upozorňujeme na jednu důležitou skutečnost při posuzování stravování členů okrskových volebních komisí (OVK).V rámci webináře zazněl dotaz na situaci, kdy je členovi OVK poskytnuto hlavní jídlo a současně káva či další drobné občerstvení, takže celková hodnota poskytnutého plnění přesáhne limit pro osvobozené stravování. Z metodického stanoviska Ministerstva financí však vyplývá, že při daňovém posouzení není rozhodující pouze hodnota plnění, ale také jeho charakter.Drobné občerstvení poskytované přímo ve volební místnosti (např. káva, čaj, voda, ovoce, koláče či chlebíčky) může být považováno za plnění sloužící k zajištění podmínek pro výkon činnosti člena OVK. Pokud je poskytováno v přiměřeném rozsahu a nenahrazuje hlavní jídlo, nejedná se o příjem podléhající zdanění.Prakticky tedy platí, že členu OVK může být poskytnut například oběd v rámci zákonného limitu a současně káva, nápoje nebo drobné občerstvení, aniž by automaticky vznikl zdanitelný příjem jen proto, že celková hodnota všech poskytnutých plnění překročí limit pro stravování.Problematice se podrobně věnuje metodický materiál Ministerstva financí Daňové posouzení občerstvení členů okrskových volebních komisí od roku 2024, na který MF odkazuje i ve svých aktuálních informacích k financování voleb v letech 2026 a 2027.Pozor však na příspěvky na stravování poskytované jinou formou. V případě stravenek, stravenkového paušálu nebo jiného peněžního či nepeněžního příspěvku na stravování se již nejedná o drobné občerstvení zajišťující podmínky pro výkon činnosti. U těchto plnění je nutné dodržet limit pro daňově osvobozené stravování, který v roce 2026 činí 129,50 Kč za směnu. Částka poskytnutá nad tento limit představuje zdanitelný příjem člena OVK.

V souvislosti s předáváním matričních údajů a dalších podkladů soudům jsme ověřovali, jaká forma dokumentu nejlépe vyhovuje jejich potřebám. Samotný sken matričního dokladu se ukázal jako nedostačující. Soudy totiž v některých případech potřebují také doplňující informace, které nejsou součástí samotného matričního dokladu – například u úmrtního listu údaj o tom, kdo je vypravitelem pohřbu. Proto v programu upravíme již dříve připravenou tiskovou sestavu „Informativní výpis“, aby lépe odpovídala požadavkům pro předávání podkladů soudu. Svým vzhledem a uspořádáním bude odpovídat příslušnému matričnímu dokladu, například úmrtnímu, rodnému nebo oddacímu listu, a ponese i jeho název. Nepůjde však o matriční doklad – sestava nebude obsahovat podklad oficiálního tiskopisu ani jeho ochranné prvky. Před tiskem bude zároveň možné doplnit případné poznámky. Pro elektronické předání soudu tak nebude nutné matriční doklad tisknout na oficiální tiskopis a následně jej skenovat. Pro tento účel bude možné využít upravený Informativní výpis přímo z programu. Důležité upozornění k ukládání matričních dokladů Po aktualizaci KEO4 na konci srpna 2026 došlo ke změně způsobu ukládání matričních dokladů. Pokud při zobrazení dokladu v aplikaci Adobe Acrobat po jeho vytištění a zavření zvolíte odpověď Ne na dotaz ohledně uložení změn, může dojít k uložení dokumentu s nesprávnými (vzorovými) údaji. Doporučujeme proto po aktualizaci KEO4, kterou plánujeme zveřejnit začátkem října 2026, využívat pro předávání údajů soudům nově připravený Informativní výpis. Současně doporučujeme zkontrolovat již uložené matriční doklady a ověřit, že jsou uloženy se správnými údaji. Nesprávně uložené dokumenty mohou obsahovat vzorová data namísto skutečných údajů. V případě problémů s ukládáním dokumentů nebo pokud aplikace Adobe Acrobat vyžaduje uložení souboru na disk, obraťte se na zákaznickou podporu ALIS.

Veřejnoprávní původce má ze zákona povinnost zveřejnit na úřední desce a webových stránkách přehled technických parametrů a datových formátů, které je schopen přijímat a zpracovávat.Systém KEO4 pomáhá tuto povinnost automatizovaně kontrolovat. Aby mohl správně ověřovat přijímané datové formáty, je nutné, aby správce spisové služby ve společných parametrech SSL nastavil a povolil kontrolu datových formátů podle seznamu zveřejněného na úřední desce nebo webových stránkách organizace.Při příjmu dokumentů systém automaticky ověřuje, zda jsou doručené soubory v povolených formátech. Pokud je doručen soubor v nepřijímaném formátu, systém na tuto skutečnost upozorní a umožní odeslat odesílateli informaci o vadě podání s výzvou k opětovnému zaslání dokumentu v podporovaném formátu.Pokud využíváte službu vzdáleného pečetění, lze současně používat automatizovaný převod dokumentů do výstupního datového formátu. Systém při evidenci automaticky převádí vybrané formáty, například DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPTX, ODT, RTF, TXT nebo HTML, do formátu PDF/A. Součástí vytvořeného dokumentu je doložka podle § 69a opatřená elektronickou pečetí a časovým razítkem. Pro datové formáty typu kontejner, například ZIP, je možné využít také automatické rozbalování jejich obsahu.Kontrola datových formátů v KEO4 pomáhá zajistit soulad s legislativními požadavky, zvyšuje bezpečnost zpracování doručených dokumentů a usnadňuje práci podatelny. Díky automatické kontrole, převodům do formátu PDF/A a podpoře řešení vadných podání lze většinu agend spojených s datovými formáty zpracovat rychle a efektivně.

Na základě konzultací s metodiky JMHZ se nám podařilo upřesnit správný postup pro evidenci členů okrskových volebních komisí, a to včetně případů, kdy je poskytováno nadlimitní plnění související se stravováním.Platí, že pokud člen okrskové volební komise není v daném kalendářním měsíci současně zaměstnancem téhož zaměstnavatele z jiného pracovněprávního vztahu, do JMHZ se nehlásí vůbec.Jestliže však má člen okrskové volební komise současně u stejného zaměstnavatele i jiný pracovní vztah, odměna za výkon funkce člena volební komise se připočte k jeho zúčtovanému příjmu a vykáže v položce „Zúčtovaný příjem celkem“. Ani v těchto případech není třeba pracovní vztah člena OVK přihlašovat přes registraci zaměstnance. Zvláštní pozornost je potřeba věnovat příspěvkům na stravování. Pokud je členovi volební komise poskytnuto stravování (např. stravenka nebo stravenkový paušál), je toto plnění v roce 2026 od daně osvobozeno do výše 129,50 Kč za směnu. Pokud je tento limit překročen, stává se nadlimitní část zdanitelným příjmem. V takovém případě se již člen OVK eviduje pod druhem činnosti 13.Doporučujeme proto při zpracování odměn členů okrskových volebních komisí vždy posoudit, zda vedle odměny nevzniká také zdanitelný příjem z poskytovaného stravování, který má vliv na způsob vykázání v JMHZ.V KEO4 aktuálně připravujeme speciální druh činnosti určený právě pro členy okrskových volebních komisí. Pokud bude tento druh činnosti u pracovního vztahu nastaven, program automaticky vyhodnotí způsob zpracování příjmu pro potřeby JMHZ. Samostatný pracovní vztah člena OVK nebude do JMHZ zařazen, současně však program zohlední situaci, kdy má zaměstnanec evidován i jiný pracovní vztah, ke kterému bude příjem správně přičten. Pokud však členovi OVK vznikne zdanitelný příjem z titulu nadlimitního plnění souvisejícího se stravováním, je nutné pracovní vztah evidovat pod druhem činnosti 13. Toto nastavení je v současné době nutné provést ručně. Do vydání aktualizace s novým druhem činnosti je možné členy OVK v programu evidovat pod druhem činnosti 13. Není však nutné je z tohoto důvodu registrovat ani vykazovat v JMHZ (případné záznamy vytvořené pouze z tohoto titulu lze z hlášení smazat).Problematice členů OVK i obecně zpracování mezd v období voleb do obecních zastupitelstev, včetně souvislostí s jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele, se bude věnovat webinář, který se uskuteční 29. 9. 2026. Srdečně vás na něj zveme. Výklad bude zaměřen také např. na odměňování zastupitelů, proplácení nevyčerpané dovolené a další praktické situace, se kterými se mohou obce v souvislosti s volbami setkat.