Změna domény Informačního systému datových schránek (ISDS)

Veřejnoprávní původce má ze zákona povinnost zveřejnit na úřední desce a webových stránkách přehled technických parametrů a datových formátů, které je schopen přijímat a zpracovávat.Systém KEO4 pomáhá tuto povinnost automatizovaně kontrolovat. Aby mohl správně ověřovat přijímané datové formáty, je nutné, aby správce spisové služby ve společných parametrech SSL nastavil a povolil kontrolu datových formátů podle seznamu zveřejněného na úřední desce nebo webových stránkách organizace.Při příjmu dokumentů systém automaticky ověřuje, zda jsou doručené soubory v povolených formátech. Pokud je doručen soubor v nepřijímaném formátu, systém na tuto skutečnost upozorní a umožní odeslat odesílateli informaci o vadě podání s výzvou k opětovnému zaslání dokumentu v podporovaném formátu.Pokud využíváte službu vzdáleného pečetění, lze současně používat automatizovaný převod dokumentů do výstupního datového formátu. Systém při evidenci automaticky převádí vybrané formáty, například DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPTX, ODT, RTF, TXT nebo HTML, do formátu PDF/A. Součástí vytvořeného dokumentu je doložka podle § 69a opatřená elektronickou pečetí a časovým razítkem. Pro datové formáty typu kontejner, například ZIP, je možné využít také automatické rozbalování jejich obsahu.Kontrola datových formátů v KEO4 pomáhá zajistit soulad s legislativními požadavky, zvyšuje bezpečnost zpracování doručených dokumentů a usnadňuje práci podatelny. Díky automatické kontrole, převodům do formátu PDF/A a podpoře řešení vadných podání lze většinu agend spojených s datovými formáty zpracovat rychle a efektivně.

S novou verzí KEO4 dochází ke sjednocení postupu při evidenci dokumentů, které byly poškozeny, zničeny nebo ztraceny. Změny se týkají jak analogových (listinných), tak digitálních dokumentů. Sjednocení označení dokumentůDosavadní příznaky „Ztracený“ a „Ztracený (nenávratně)” byly nahrazeny jednotným označením „Poškozený“.Nová akce „Označit jako poškozený“Referenti i pracovníci spisovny mohou nově využít akci Označit jako poškozený, prostřednictvím které zaznamenají poškození, zničení nebo ztrátu dokumentu.Povinné uvedení souvisejícího dokumentuPři označení dokumentu jako poškozeného je nutné vytvořit volný křížový odkaz na dokument, ve kterém je vzniklá situace řešena. Může se jednat například o záznam o poškození dokumentu, jednací protokol, popř. jiný dokument související s řešením události.Jak se pracuje s poškozenými dokumenty?Označení dokumentu jako Poškozený neblokuje jeho další zpracování. Většina standardních operací zůstává nadále dostupná, aby mohl být dokončen životní cyklus dokumentu nebo spisu.Proto se nyní mohou v nabídce „K vyřízení“ v modulu Referent zobrazit i dokumenty, které byly v minulosti označeny jako ztracené nebo poškozené. Tyto dokumenty je potřeba standardním způsobem vyřídit, popř. stornovat. Poškozené digitální dokumenty již nelze vrátit do stavu „otevřený“. U vlastního poškozeného dokumentu není možné provést jeho opětovné vypravení.Co dělat při nalezení ztraceného dokumentu?U analogových (listinných) dokumentů je možné původní stav obnovit. Pokud se dříve ztracený dokument najde, může referent nebo posuzovatel skartační operace využít akci Nález dokumentu. Tím dojde ke zrušení příznaku Poškozený a dokument bude vrácen zpět do běžné evidence.Pozor: U digitálních dokumentů je označení jako poškozený nevratné. Akci Nález dokumentu proto nelze použít.

Od 1. ledna 2027 dojde k cenovému znevýhodnění doporučených zásilek předávaných prostřednictvím papírových podacích archů (PPA). Aby se zákazníci vyhnuli vyšší ceně, mohou předávat podací data elektronicky prostřednictvím tzv. elektronického podacího archu (ePA). Ten lze v KEO4 aktivovat již nyní v Parametrech výpravny. Jak dodat ePA České poště?Fyzicky na přepážce – ePA je možné uložit na USB nosič a předat při podání zásilekOnline prostřednictvím aplikace Podání Online – ePA se nahraje do aplikace. Webová aplikace Podání Online nabízí uživatelům nejen možnost odeslání elektronického podacího archu, ale i tisk adresních štítků a sledování zásilek. 

Povinnost pečetit některé typy dokumentů ve Spisové službě vyplývá z požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb a zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.Ve spolupráci s certifikační autoritou I.CA jsme připravili službu KEO4 vzdálené pečetění, která je plně integrovaná do KEO4 Spisové služby a zajišťuje tak plnění legislativy. Zřízení služby zahrnuje několik kroků: objednání služby vzdáleného elektronického pečetěnípodpis smlouvydomluvení termínu realizace samotné zřízení služby (cca 1,5–2 hodiny se statutárním zástupcem v místě organizace) Objednání služby neodkládejte Doporučujeme naplánovat zřízení služby co nejdříve. Včasným objednáním si zajistíte termín realizace a předejdete riziku, že v závěru roku nebudeme mít kapacity na odbavení všech požadavků. Objednávejte na podpora@alis.cz Co je elektronická pečeť Elektronická pečeť je digitální nástroj určený pro právnické osoby (např. obce, města, školy či příspěvkové organizace). Lze si ji jednoduše představit jako elektronickou obdobu razítka organizace. Elektronická pečeť zajišťuje: autenticitu dokumentu – potvrzuje, že dokument vydala konkrétní organizace integritu dokumentu – garantuje, že dokument nebyl po vytvoření změněn Pečetění probíhá automatizovaně přímo ze spisové služby prostřednictvím zabezpečeného napojení na HSM modul. Kde se pečeť využívá Elektronické pečeti se aktuálně používají zejména v těchto případech: transakční protokoly konverze dokumentů dle § 69a potvrzení o přijetí dokumentu (e-mail)