Nový způsob evidence poškozených a ztracených dokumentů

S novou verzí KEO4 dochází ke sjednocení postupu při evidenci dokumentů, které byly poškozeny, zničeny nebo ztraceny. Změny se týkají jak analogových (listinných), tak digitálních dokumentů. 

Sjednocení označení dokumentů

Dosavadní příznaky „Ztracený“ a „Ztracený (nenávratně)” byly nahrazeny jednotným označením „Poškozený“.

Nová akce „Označit jako poškozený“

Referenti i pracovníci spisovny mohou nově využít akci Označit jako poškozený, prostřednictvím které zaznamenají poškození, zničení nebo ztrátu dokumentu.

Povinné uvedení souvisejícího dokumentu

Při označení dokumentu jako poškozeného je nutné vytvořit volný křížový odkaz na dokument, ve kterém je vzniklá situace řešena. Může se jednat například o záznam o poškození dokumentu, jednací protokol, popř. jiný dokument související s řešením události.

Jak se pracuje s poškozenými dokumenty?

Označení dokumentu jako Poškozený neblokuje jeho další zpracování. Většina standardních operací zůstává nadále dostupná, aby mohl být dokončen životní cyklus dokumentu nebo spisu.

Proto se nyní mohou v nabídce „K vyřízení“ v modulu Referent zobrazit i dokumenty, které byly v minulosti označeny jako ztracené nebo poškozené. Tyto dokumenty je potřeba standardním způsobem vyřídit, popř. stornovat. 

Poškozené digitální dokumenty již nelze vrátit do stavu „otevřený“. U vlastního poškozeného dokumentu není možné provést jeho opětovné vypravení.

Co dělat při nalezení ztraceného dokumentu?

U analogových (listinných) dokumentů je možné původní stav obnovit. Pokud se dříve ztracený dokument najde, může referent nebo posuzovatel skartační operace využít akci Nález dokumentu. Tím dojde ke zrušení příznaku Poškozený a dokument bude vrácen zpět do běžné evidence.

Pozor: U digitálních dokumentů je označení jako poškozený nevratné. Akci Nález dokumentu proto nelze použít.