Spisová služba – 1.14.6

Verze je zatím v ověřování.

• Do číselníků v modulu Referent jsme přidali nový číselník „Způsoby vyřízení“. Uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) má nyní možnost přidávat nové způsoby vyřízení pro dokumenty a spisy. Tyto způsoby vyřízení by měly vždy korespondovat se způsoby vyřízení ve spisovém řádu organizace.
• Ve „Společných parametrech SSL“ může uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) pro masky spisových značek nově přidat i pomocný čítač. V jedné masce pro spisovou značku lze tedy použít evidenční číslo spisu a zároveň další pomocné číslování spisů např. pro konkrétní agendu.
• Pro snadnější vyhledávání spisů v souvislosti se zařazováním dokumentů do spisu, jsme přidali do nabídky další filtr, který vyhledává dle názvu spisu.
• V rámci zaevidování přijatého dokumentu v modulu Referent byla přejmenována a upravena akce „Osobní předání“. Nově se akce jmenuje „Analogový dokument“ a je možné takto evidovat nejen osobní předání, ale i příjem listinné zásilky.
• V detailu dokumentu a spisu jsme rozšířili záložku „Pracovní soubory“ o poznámky. V této záložce je možné vkládat pracovní soubory jako doposud, a navíc je možné přidat uživatelské poznámky. Poslední zapsanou poznámku je pak možné zobrazit u dokumentů a spisů, je jen třeba přidat do pohledu sloupeček s uživatelskou poznámkou.
• Uživatel s právem Posuzovatel skartačních operací (SSLJDR020) má k dispozici hromadnou akci na změnu formy dokumentu z formy analogové na digitální a naopak. Používá se v případě opravy dat před skartačním řízením.
• Upravili jsme podmínky pro vložení umístění (lokace) u dokumentu. Pokud je dokument zařazen ve spisu automaticky přebírá umístění (lokaci) ze spisu a nelze jej editovat.
• Uživatel s právem správce SSL (SSLJDR011) má v modulu Referent v nabídce „Správce“ k dispozici akci na změnu skartačního režimu u vyřízených dokumentů nezařazených do spisu a u uzavřených spisů, které nejsou zařazené v ukládacích jednotkách.
• V rámci akce „Zničení/ztráta“ u analogového dokumentu je nově povinným údajem „Číslo jednací protokolu“, který ztrátu dokumentu řeší.
• V parametrech Podatelny je k dispozici nabídka s možností automatického pečetění automatických odpovědí. Tato možnost je dostupná ale jen v případě, že máte zprovozněné vzdálené pečetění.
• Do nabídky dokumentů a spisů si můžete nově přidat sloupeček „Křížové odkazy“, který zobrazuje informaci, zda daný dokument či spis obsahuje křížové odkazy na jiný dokument nebo spis.
• Implementovali jsme novou možnost odesílání dokumentů přes tzv. Konverzní poštu. Konverzní pošta umožňuje úřadům komunikovat elektronicky i se subjekty, které nemají zřízenou datovou schránku. Pokud budete chtít Konverzní poštu využívat, je třeba nejdříve uzavřít veřejnoprávní smlouvu s Českou poštou o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování a následně zakoupit licenci na Konverzní poštu v KEO4. Více informací naleznete v dokumentaci KEO4.