20. 06. 2025
Spisová služba – 1.14.7
KEO4 Spisová služba
- Při podepisování dokumentů viditelným podpisem jsme doplnili novou kontrolu, která zabrání překrytí jednotlivých podpisů. Pokud by se při podepisování viditelné podpisy překrývaly, program vás na tuto skutečnost upozorní. Je proto nutné vybrat pro viditelný podpis takové místo, které již není obsazené jiným viditelným podpisem.
- U vlastního otevřeného dokumentu můžete nově měnit názvy souborů jednotlivých komponent. Stačí v detailu komponenty použít akci „Změna názvu souboru“ a následně do políčka napsat nový název souboru bez přípony.
- V nabídce "Doručenek k převzetí" v modulu Referent se opět zobrazují doručenky datových zpráv i v případě, že datová zpráva ještě nebyla doručena, ale jen dodána do datové schránky příjemce.
- Upravili jsme názvosloví u ověřování podpisů. Slovo "podpis" bylo nahrazeno slovem „zajišťovací prvek“, tak aby zahrnoval nejen podpisy, ale i pečetě, popř. samostatná časová razítka. Funkcionalita jako taková se nemění.
- Do nabídky "Spisy" a do detailu spisu přibyla nová akce „Ztvárnění spisu včetně komponent“. Uživatel po kliknutí na akci u vybraného spisu či spisů nejprve zadá, kam se má výsledné ztvárnění spisu/ů uložit. Následně se vytvoří ZIP soubor/y, který/é obsahuje/í kromě metadat spisu/ů a vložených dokumentů i jejich komponenty. Pro každý spis se vytvoří jeden ZIP soubor.
- Uživatel s právem správce SSL může v modulu Referent v rámci nabídky „Správce SSL“ vytvářet volné křížové odkazy k dokumentů a spisům.
- Ve společných parametrech SSL přibyl nový parametr „Povinné zadávání počtu listů u analogových dokumentů“. Tento parametr je nyní ve výchozím nastavení zaškrtnutý. Správce SSL jej může odškrtnout v případě, že nechcete ve spisové službě nadále počet listů povinně evidovat. V rámci novely vyhlášky byla tato povinnost zrušena a v podacím deníku již není nutné počet listů zadávat. Jakmile parametr odškrtnete, je třeba počítat s tím, že počty listů např. u spisu nebo v ukládacích jednotkách, již nemusí odpovídat skutečnosti.
- V rámci vytváření nových skartačních režimů přibyly ve výběru tři nové spouštěcí události. Tyto spouštěcí události však nelze využít v souvislosti se současným spisovým plánem, ale bude je možné použít až s přechodem spisové služby na novou legislativu, kterou zatím připravujeme.
- V případě, že chcete zaznamenat ztrátu analogového dokumentu, je nově nutné vybrat i dokument, který o ztrátě dokumentu pojednává.