Nové šablony pro Konverzi z moci úřední (KzMÚ)

Povinnost pečetit některé typy dokumentů ve Spisové službě vyplývá z požadavků Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb a zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.Ve spolupráci s certifikační autoritou I.CA jsme připravili službu KEO4 vzdálené pečetění, která je plně integrovaná do KEO4 Spisové služby a zajišťuje tak plnění legislativy. Zřízení služby zahrnuje několik kroků: objednání služby vzdáleného elektronického pečetěnípodpis smlouvydomluvení termínu realizace samotné zřízení služby (cca 1,5–2 hodiny se statutárním zástupcem v místě organizace) Objednání služby neodkládejte Doporučujeme naplánovat zřízení služby co nejdříve. Včasným objednáním si zajistíte termín realizace a předejdete riziku, že v závěru roku nebudeme mít kapacity na odbavení všech požadavků. Objednávejte na podpora@alis.cz Co je elektronická pečeť Elektronická pečeť je digitální nástroj určený pro právnické osoby (např. obce, města, školy či příspěvkové organizace). Lze si ji jednoduše představit jako elektronickou obdobu razítka organizace. Elektronická pečeť zajišťuje: autenticitu dokumentu – potvrzuje, že dokument vydala konkrétní organizace integritu dokumentu – garantuje, že dokument nebyl po vytvoření změněn Pečetění probíhá automatizovaně přímo ze spisové služby prostřednictvím zabezpečeného napojení na HSM modul. Kde se pečeť využívá Elektronické pečeti se aktuálně používají zejména v těchto případech: transakční protokoly konverze dokumentů dle § 69a potvrzení o přijetí dokumentu (e-mail)

Konverzní pošta umožňuje orgánům veřejné moci odesílat dokumenty v digitální podobě i subjektům, které nemají datovou schránku, a omezit tak návštěvy poboček České pošty. Princip služby spočívá v tom, že orgán veřejné moci (OVM) odešle do speciální datové schránky České pošty dokument v digitální podobě adresátovi, který datovou schránku nemá, a ten je následně doručen v listinné podobě. V KEO4 stačí jen zvolit v rámci vypravení zásilky způsob odeslání přes Konverzní poštu spolu s konkrétním vzorem vypravení, např. Červený pruh (standard). Česká pošta tyto digitální dokumenty převede za pomoci automatizované konverze dokumentů z digitální do listinné podoby. Následně pak zajistí tisk a přípravu zásilek k doručování (vložení do obálky) a poté i jejich odeslání a doručení v listinné podobě. Odesílatel poté ve spisové službě obdrží informaci o doručení dokumentu nebo potvrzení o nemožnosti dokument doručit, případně důvody nedoručení. Česká pošta zajišťuje i konverzi dodejky z listinné do elektronické podoby. Nelze ovšem poslat jakýkoli digitální dokument. Odesílání přes Konverzní poštu má svá jasně daná pravidla. Odeslat lze jen dokument, který obsahuje soubory ve výstupním formátu PDF/A. Tyto soubory musí být elektronicky podepsané nebo musí obsahovat elektronickou pečeť. Podaná zásilka může obsahovat maximálně 99 souborů o celkové velikosti 20 MB, s tím, že následně do obálky C4 může být vloženo maximálně 99 listů. Co je třeba udělat pro to, abyste mohli službu využívat? V první řadě je třeba uzavřít s Českou poštou veřejnoprávní smlouvu o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování. Následně si nechte vypracovat nabídku na licenci Konverzní pošty v KEO4 prostřednictvím našeho obchodního zástupce, a pak již můžete odesílat dokumenty v digitální podobě i těm subjektům, které datovou schránku nevlastní a ušetřit tak čas za tisk, kompletaci a nošení dopisů na poštu. Konverzní pošta. Více informací o Konverzní poště naleznete zde.

Spisovou službu KEO4 stále intenzivně připravujeme na atestaci v souladu s novými legislativními požadavky.Abychom vám přiblížili, jaké nároky jsou na elektronickou spisovou službu kladeny, připravili jsme na našich stránkách podrobné informace – včetně testovacích scénářů, které vám umožní seznámit se s rozsahem a obsahem atestace eSSL.

Může se stát, že dokument přijatý na podatelnu nebo odeslaný z organizace obsahuje komponenty, které nesplňují požadavky § 23 vyhlášky o výstupních datových formátech. Co s takovými dokumenty dál? Pokud jde o dokumenty, na které je aplikován trvalý skartační souhlas, tak tam není třeba výstupní datový formát vůbec řešit. Ale u ostatních dokumentů bychom neměli přivírat oči, zejména pokud jde o dokumenty, které mohou být budoucími archiváliemi. Abyste zabránili případným budoucím problémům se skartací či možné nečitelnosti v pozdější době, je třeba tyto soubory převést do výstupního datového formátu přes akci „Konverze do PDF/A“. Některé dokumenty však mohou obsahovat soubory, které nelze běžně dostupnými nástroji v KEO4 Spisové službě převést do PDF/A. Týká se to např. různých editovatelných formulářů v PDF. V tomto případě lze využít novou akci „Externí konverze dle § 69a“, která je dostupná uživateli s právem správce SSL a nově i posuzovateli skartační operace ve spisovně. Jak na to? Problematický soubor je třeba nejprve převést do výstupního datového formátu PDF/A nástroji mimo KEO4, popř. jej vytisknout a naskenovat. Následně může správce SSL v detailu komponenty přes akci „Externí konverze dle § 69a“ převedený soubor vložit. Po dokončení celé akce získáte ztvárnění souboru do výstupního datového formátu s doložkou, která musí obsahovat podpis nebo pečeť s časovým razítkem. Tímto způsobem můžete i u těchto problematických dokumentů zajistit jejich dlouhodobou čitelnost a hladký průběh skartačního řízení.