Zásadní změna v oblasti FKSP

Pokud je pracovní vztah sjednán na dobu určitou, nevyplňujte při dohlašování údajů pomocí hlášení „Registrace zaměstnance“ – typ akce „Změna údajů zaměstnance“ ani „Oprava údajů“ datum skončení pracovního vztahu. Pokud je datum skončení vyplněný, vrací se aktuálně podání s chybou. V programu KEO4 se nyní toto datum automaticky doplňuje do registrace zaměstnance z pracovního vztahu, je tedy třeba jej před odesláním ručně odmazat. Tuto skutečnost zohledníme v nové verzi programu, která bude zveřejněna příští týden.

V příštím týdnu bude zveřejněna aktualizace KEO4 Mzdy, ve které bude již zpracováno i samotné jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Před prvním odesláním JMHZ doporučujeme ještě jednou důkladně ověřit, zda data o zaměstnancích ve mzdovém systému KEO4 Mzdy odpovídají těm, co jsou evidovaná u ČSSZ a že jsou na ePortálu u zaměstnanců doplněny všechny údaje potřebné pro zdárné odesílání JMHZ. Toto doporučení vychází z opakovaných zkušeností z praxe, kdy jsme zaznamenali případy, kdy se údaje o zaměstnancích evidované na ePortálu ČSSZ neshodují s informacemi odeslanými z aplikace KEO4 Mzdy, případně že se některé doplňované údaje na ePortálu zatím vůbec nezobrazují. A to i přesto, že příslušná podání byla úspěšně odeslána již před několika dny. K tomuto ověření je možné využít služby dostupné na ePortálu ČSSZ. Pomocí služby seznam zaměstnanců si zaměstnavatel může zkontrolovat, které osoby má ČSSZ aktuálně vedené v evidenci. Tato kontrola pomůže odhalit případné nesrovnalosti, například chybějící nebo neaktuální registrace zaměstnanců. Další možnost ověření nabízí ePortál v sekci JMHZ → Registrace zaměstnance, kde lze zvolit typ podání „Změna údajů“. Zde je kromě samotné změny možné i ověřit, zda jsou u jednotlivých zaměstnanců evidovány všechny údaje potřebné pro správné zpracování JMHZ. Pro lepší orientaci při práci na ePortále jsou k dispozici také videonávody, které jsou zveřejněny na webových stránkách ČSSZ Informační materiály a videonávody - Česká správa sociálního zabezpečení. Včasná kontrola údajů může předejít komplikacím při zpracování JMHZ a zajistit jeho bezproblémové přijetí. V této souvislosti připomínáme i již dříve zveřejněné aktuality, které se týkaly data nástupu u neuvolněných zastupitelů, překročení limitu při elektronickém podání, nutnosti doplnění státu daňové rezidence i u občanů ČR a označování jednotlivých typů pracovních vztahů (s následným upřesněním pro členy komisí).

Doplňujeme dříve zveřejněnou informaci ohledně vykazování členů komisí v rámci registrace zaměstnance (a následně JMHZ). Co se týče člena komise, který pobírá odměnu v souvislosti s jednáním komise, je nutno rozlišit, zda se jedná o člena komise, kterému byl svěřen výkon přenesené působnosti podle § 103 odst. 4 písm. c) zákona o obcích nebo tzv. zvláštního orgánu obce, zřizovaného starostou na základě zvláštních zákonů dle § 106 zákona o obcích (např. přestupková komise, komise sociálně právní ochrany dětí), zde se nebude uvádět 1-9, ale je třeba vyplňovat kód druhu činnosti Q.

Po delší prodlevě jsme obdrželi opověď od metodiků JMHZ k označování jednotlivých typů pracovních vztahů, které připadají v úvahu na organizacích typu ÚSC. Největší otazník byl především u členů komisí/výborů, kteří jsou současně neuvolněnými zastupiteli. Níže přikládáme plné znění odpovědi. Odpověď od metodiků: Uvolněný zastupitel: Druh činnosti 1-9Bližší určení PPV – 3Hlášeni byli, ale je potřeba doplnit nové atributy, včetně atributu Bližší určení PPV. Doplnění probíhá Změnou údajů. Neuvolněný zastupitel: Druh činnosti 14 - Bližší určení PPV – 1Hlášeni nebyli, musí se hlásit nově. Člen výboru/komise: (bez rozlišení, zda se jedná o ne/uvolněného zastupitele) Druh činnosti 1-9Bližší určení PPV – 3Hlášeni byli pouze ti, kterým výše odměny založila účast na pojištění – v JMHZ nutno registrovat všechny. U registrovaných je potřeba doplnit nové atributy, včetně atributu Bližší určení PPV. Doplnění probíhá Změnou údajů. Členové okrskových volebních komisí Za předpokladu, že člen není v daném kalendářním měsíci zároveň zaměstnancem zaměstnavatele z jiného PPV, pak se do JMHZ nehlásí. Pokud je zaměstnancem, pak odměna člena okrskové volební komise se přičte k zúčtovanému příjmu zaměstnance celkem (ID 10286 Zúčtovaný příjem – celkem).

Na základě informací z vývojářského portálu JMHZ upozorňujeme, že pro zajištění úspěšné validace měsíčních hlášení je nezbytné, aby byl u všech zaměstnanců vyplněn údaj o státu daňové rezidence. Tento požadavek se vztahuje na všechny zaměstnance, včetně pracovníků s daňovou rezidencí v České republice. V případě, že tento údaj nebude uveden, může údajně dojít k zamítnutí podání měsíčního hlášení při uplatnění daňových slev. Doporučujeme proto zajistit jeho doplnění, a to prostřednictvím podání „Registrace zaměstnance – Změna údajů zaměstnance“. Údaj v hlášení najdete na záložce „Daňoví nerezidenti“. V případě vyplnění je následně povinný také údaj „Datum změny kódu“ – zde prý postačí, pokud bude uvedeno datum 1. 1. 2026. Jedná se pouze o stávající zaměstnance. U pracovních vztahů, které byly hlášeny po 1. 4. 2026 prostřednictvím „nové“ registrace, už je údaj vyplňován automaticky.