Odesílání dokumentů do Spisové služby KEO4

1) Záznamová jednotka (ZJ)Dle vyhlášky č. 412/2021 sb. o rozpočtové skladbě ve znění pozdějších předpisů s platností od 1. 1. 2026 jsou zrušeny záznamové jednotky. V KEO4 Účetnictví je u záznamových jednotek 023 až 036 ukončena platnost k 31. 12. 2025. V dokladech od roku 2026 již nelze záznamové jednotky pořídit. Nenabízí se ani při výběru z číselníku. V podrobném rozpočtu od roku 2026 již nelze tyto záznamové jednotky také pořídit. V nabídce Příprava na nový rok se záznamy, které obsahují záznamovou jednotku, nepřevedou do roku 2026 a vytvoří se sestava s těmito nepřevedenými záznamy. Rozpočet se pak musí ručně upravit. 2) Identifikátor partnera (IP) Dle vyhlášky č. 5/2014 Sb. o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtů státních fondů, rozpočtů územních samosprávných celků a rozpočtů dobrovolných svazků obcí, ve znění pozdějších předpisů s platností od 1. 1. 2026 se mění příloha č. 6 Rozsah a způsob sestavení finančního výkazu pro hodnocení plnění rozpočtů územních samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí (FIN 2-12M), kde je definován nový údaj Identifikátor partnera (IP). Tento údaj jsme přidali v modulu KEO4 Účetnictví do struktury účetní věty pro ÚSC (typ 7 nebo 8). Pořadí nového údaje Identifikátor partnera je za paragrafem, položkou a mimořádnou událostí (MU) a uvádí se u položek, které jsou označené v číselníku Položky zatržítkem ve sloupci Identifikátor partnera.Údaj IP je napojený na evidenci subjektů a číselník Partner pro naplnění země, tuzemské nepodnikající fyzické osoby “111” a mezinárodní organizace. Pokud je partner např. ze Slovenska, do identifikátoru partnera vyplníte zkratku země SK (země a zkratky se vám nabízí v našeptávači) místo IČO z hlavičky dokladu. Pokud je hlavičce dokladu vyplněno IČO partnera, tak se po vyplnění položky, ke které se má zadávat IP, automaticky toto IČO vyplní. V dokladech týkajících se (starého) roku 2025 nelze tento údaj pořídit. Při pořízení se provádí kontroly správného identifikátoru partnera.Kontroly: u položek 246x, 549x, 637x, 5660 a 6460 může být vyplněn pouze IP „111“ (tuzemská nepodnikající fyzická osoba) u položek 4153, 4233 může být vyplněno pouze 4D (Evropská komise) u položek 4155, 4234 mohou být vyplněné pouze kódy CH (Švýcarsko), NO (Norsko), IS (Island), LI (Lichtenštejnsko) u položek 55xx, 247x, 4151, 4152, 4159, 4231, 4232, 6380 může být vyplněn pouze kód země nebo kód mezinárodní organizace 3) Mimořádná událost (MU) V podrobném rozpočtu od roku 2026 nelze pořídit údaj Mimořádná událost z důvodu kontroly FIN2-12M na CSÚIS. Do 30. 6. 2026 se jedná o informativní kontrolu, ale od 1. 7. 2026 půjde již o tvrdou kontrolu, kdy tento údaj nebude moci být ve sloupcích rozpočet schválený a rozpočet po změnách výkazu FIN2-12M. V nabídce Příprava na nový rok se záznamy, které obsahují mimořádnou událost, nepřevedou do roku 2026 a vytvoří se sestava s těmito nepřevedenými záznamy. Rozpočet se pak musí ručně upravit.  

V KEO4 Účetnictví byla provedena úprava zpracování rozpočtu (plánu). Hlavní změnou je pořízení rozpočtu (plánu) seskupeného.Rozpočet (plán) seskupený Rozpočet (plán) seskupený lze vést v KEO4 Účetnictví samostatně nebo současně s podrobným rozpočtem (plánem). Výnosy a náklady lze pořídit seskupeně do účtové třídy (např. 5XX, 6XX), účtové skupiny (např. 50X, 51X, 60X,…), syntetických účtů nebo jej lze pořídit s členěním dle účelových znaků nebo dle organizací. V případě, že je pořízený podrobný rozpočet (plán), tak lze z této nabídky vygenerovat rozpočet (plán) seskupený. Rozpočet (plán) podrobný Pořízení podrobného rozpočtu (plánu) se nezměnilo. Lze jej vést samostatně nebo společně s rozpočtem (plánem) seskupeným a v tomto případě je nutné po pořízení obou rozpočtů (plánů) provést kontrolu vyrovnanosti pomocí sestavy UP903 Kontrola rozpočtu (plánu) podrobného na seskupený v nabídce Tisk. Tato kontrola je i při uzavírání rozpočtu (plánu) podrobného a pokud jsou nějaké rozdíly, tak ho nelze uzavřít. Změny rozpočtu (plánu) 1. Vede se pouze rozpočet (plán) seskupený - změny se musí pořídit přímo do seskupeného rozpočtu (plánu). Rozpočtové změny zatím nejsou v KEO4 Účetnictví zpracované. 2. Vede se pouze rozpočet (plán) podrobný – pořízení a uzavření rozpočtových změn se nezměnilo. 3. Vede se rozpočet (plán) seskupený a podrobný – pořízení rozpočtové změny se nezměnilo. Doplnila se nová nabídka Úprava položek seskupeného rozpočtu (plánu). V této nabídce se automaticky vyhodnotí nový ukazatel seskupeného rozpočtu (plánu) a lze jej ručně upravit. Do sestavy Změny (rozpočtu) plánu je přidaná nová sekce Změny rozpočtu (plánu) seskupeného. Po zaškrtnutí parametru v panelu sestav lze tuto část tisknout samostatně bez podrobného rozpisu. Při uzavření rozpočtové změny se provede kontrola na křížení ukazatelů v seskupeném rozpočtu (plánu). Pokud je nalezena chyba, tak rozpočtová změna nejde uzavřít a pořízený nový ukazatel se musí upravit.

Pro Konverzi z moci úřední (KzMÚ) v modulu Spisová služba byly zveřejněny nové šablony. Je možné, že v rámci konverze z moci úřední bude třeba aktualizovat program Software602 Form Filler.

Konverzní pošta umožňuje orgánům veřejné moci odesílat dokumenty v digitální podobě i subjektům, které nemají datovou schránku, a omezit tak návštěvy poboček České pošty. Princip služby spočívá v tom, že orgán veřejné moci (OVM) odešle do speciální datové schránky České pošty dokument v digitální podobě adresátovi, který datovou schránku nemá, a ten je následně doručen v listinné podobě. V KEO4 stačí jen zvolit v rámci vypravení zásilky způsob odeslání přes Konverzní poštu spolu s konkrétním vzorem vypravení, např. Červený pruh (standard). Česká pošta tyto digitální dokumenty převede za pomoci automatizované konverze dokumentů z digitální do listinné podoby. Následně pak zajistí tisk a přípravu zásilek k doručování (vložení do obálky) a poté i jejich odeslání a doručení v listinné podobě. Odesílatel poté ve spisové službě obdrží informaci o doručení dokumentu nebo potvrzení o nemožnosti dokument doručit, případně důvody nedoručení. Česká pošta zajišťuje i konverzi dodejky z listinné do elektronické podoby. Nelze ovšem poslat jakýkoli digitální dokument. Odesílání přes Konverzní poštu má svá jasně daná pravidla. Odeslat lze jen dokument, který obsahuje soubory ve výstupním formátu PDF/A. Tyto soubory musí být elektronicky podepsané nebo musí obsahovat elektronickou pečeť. Podaná zásilka může obsahovat maximálně 99 souborů o celkové velikosti 20 MB, s tím, že následně do obálky C4 může být vloženo maximálně 99 listů. Co je třeba udělat pro to, abyste mohli službu využívat? V první řadě je třeba uzavřít s Českou poštou veřejnoprávní smlouvu o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování. Následně si nechte vypracovat nabídku na licenci Konverzní pošty v KEO4 prostřednictvím našeho obchodního zástupce, a pak již můžete odesílat dokumenty v digitální podobě i těm subjektům, které datovou schránku nevlastní a ušetřit tak čas za tisk, kompletaci a nošení dopisů na poštu. Konverzní pošta. Více informací o Konverzní poště naleznete zde.

Při importu bankovního výpisu z homebankingu můžete využít automatické párování dokladů a poplatků. V číselníku banky, v části  Automatické párování při importu výpisu, si zvolíte jednu ze dvou variant:První varianta: Hledá se právě jeden dokladTato volba je vhodná v případě, kdy očekáváte jednoznačnou shodu. Program pracuje s párovacími klíči, částkou, variabilním symbolem a specifickým symbolem a hledá přesně jeden doklad nebo poplatek (1:1). Pokud je shoda nalezena u více dokladů, nespáruje se žádný. U poplatků z modulů Příjmové agendy a Hřbitovy se při shodě uplatňuje datum UUP a spáruje se vždy nejstarší poplatek.Druhá varianta: Hledá se více dokladůUmožňuje napárovat více dokladů nebo poplatků na jednu transakci. Je ideální například tehdy, když poplatník uhradí jednou platbou více poplatků, třeba za členy celé rodiny. Program v takovém případě automaticky všechny odpovídající poplatky k transakci přiřadí. Důležité je, aby předpisy poplatků měly stejný variabilní symbol a pokud je zadán i specifický symbol.