Odesílání dokumentů do Spisové služby KEO4

V KEO4 Účetnictví byla provedena úprava zpracování rozpočtu (plánu). Hlavní změnou je pořízení rozpočtu (plánu) seskupeného.Rozpočet (plán) seskupený Rozpočet (plán) seskupený lze vést v KEO4 Účetnictví samostatně nebo současně s podrobným rozpočtem (plánem). Výnosy a náklady lze pořídit seskupeně do účtové třídy (např. 5XX, 6XX), účtové skupiny (např. 50X, 51X, 60X,…), syntetických účtů nebo jej lze pořídit s členěním dle účelových znaků nebo dle organizací. V případě, že je pořízený podrobný rozpočet (plán), tak lze z této nabídky vygenerovat rozpočet (plán) seskupený. Rozpočet (plán) podrobný Pořízení podrobného rozpočtu (plánu) se nezměnilo. Lze jej vést samostatně nebo společně s rozpočtem (plánem) seskupeným a v tomto případě je nutné po pořízení obou rozpočtů (plánů) provést kontrolu vyrovnanosti pomocí sestavy UP903 Kontrola rozpočtu (plánu) podrobného na seskupený v nabídce Tisk. Tato kontrola je i při uzavírání rozpočtu (plánu) podrobného a pokud jsou nějaké rozdíly, tak ho nelze uzavřít. Změny rozpočtu (plánu) 1. Vede se pouze rozpočet (plán) seskupený - změny se musí pořídit přímo do seskupeného rozpočtu (plánu). Rozpočtové změny zatím nejsou v KEO4 Účetnictví zpracované. 2. Vede se pouze rozpočet (plán) podrobný – pořízení a uzavření rozpočtových změn se nezměnilo. 3. Vede se rozpočet (plán) seskupený a podrobný – pořízení rozpočtové změny se nezměnilo. Doplnila se nová nabídka Úprava položek seskupeného rozpočtu (plánu). V této nabídce se automaticky vyhodnotí nový ukazatel seskupeného rozpočtu (plánu) a lze jej ručně upravit. Do sestavy Změny (rozpočtu) plánu je přidaná nová sekce Změny rozpočtu (plánu) seskupeného. Po zaškrtnutí parametru v panelu sestav lze tuto část tisknout samostatně bez podrobného rozpisu. Při uzavření rozpočtové změny se provede kontrola na křížení ukazatelů v seskupeném rozpočtu (plánu). Pokud je nalezena chyba, tak rozpočtová změna nejde uzavřít a pořízený nový ukazatel se musí upravit.

Pro Konverzi z moci úřední (KzMÚ) v modulu Spisová služba byly zveřejněny nové šablony. Je možné, že v rámci konverze z moci úřední bude třeba aktualizovat program Software602 Form Filler.

Konverzní pošta umožňuje orgánům veřejné moci odesílat dokumenty v digitální podobě i subjektům, které nemají datovou schránku, a omezit tak návštěvy poboček České pošty. Princip služby spočívá v tom, že orgán veřejné moci (OVM) odešle do speciální datové schránky České pošty dokument v digitální podobě adresátovi, který datovou schránku nemá, a ten je následně doručen v listinné podobě. V KEO4 stačí jen zvolit v rámci vypravení zásilky způsob odeslání přes Konverzní poštu spolu s konkrétním vzorem vypravení, např. Červený pruh (standard). Česká pošta tyto digitální dokumenty převede za pomoci automatizované konverze dokumentů z digitální do listinné podoby. Následně pak zajistí tisk a přípravu zásilek k doručování (vložení do obálky) a poté i jejich odeslání a doručení v listinné podobě. Odesílatel poté ve spisové službě obdrží informaci o doručení dokumentu nebo potvrzení o nemožnosti dokument doručit, případně důvody nedoručení. Česká pošta zajišťuje i konverzi dodejky z listinné do elektronické podoby. Nelze ovšem poslat jakýkoli digitální dokument. Odesílání přes Konverzní poštu má svá jasně daná pravidla. Odeslat lze jen dokument, který obsahuje soubory ve výstupním formátu PDF/A. Tyto soubory musí být elektronicky podepsané nebo musí obsahovat elektronickou pečeť. Podaná zásilka může obsahovat maximálně 99 souborů o celkové velikosti 20 MB, s tím, že následně do obálky C4 může být vloženo maximálně 99 listů. Co je třeba udělat pro to, abyste mohli službu využívat? V první řadě je třeba uzavřít s Českou poštou veřejnoprávní smlouvu o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování. Následně si nechte vypracovat nabídku na licenci Konverzní pošty v KEO4 prostřednictvím našeho obchodního zástupce, a pak již můžete odesílat dokumenty v digitální podobě i těm subjektům, které datovou schránku nevlastní a ušetřit tak čas za tisk, kompletaci a nošení dopisů na poštu. Konverzní pošta. Více informací o Konverzní poště naleznete zde.

Při importu bankovního výpisu z homebankingu můžete využít automatické párování dokladů a poplatků. V číselníku banky, v části  Automatické párování při importu výpisu, si zvolíte jednu ze dvou variant:První varianta: Hledá se právě jeden dokladTato volba je vhodná v případě, kdy očekáváte jednoznačnou shodu. Program pracuje s párovacími klíči, částkou, variabilním symbolem a specifickým symbolem a hledá přesně jeden doklad nebo poplatek (1:1). Pokud je shoda nalezena u více dokladů, nespáruje se žádný. U poplatků z modulů Příjmové agendy a Hřbitovy se při shodě uplatňuje datum UUP a spáruje se vždy nejstarší poplatek.Druhá varianta: Hledá se více dokladůUmožňuje napárovat více dokladů nebo poplatků na jednu transakci. Je ideální například tehdy, když poplatník uhradí jednou platbou více poplatků, třeba za členy celé rodiny. Program v takovém případě automaticky všechny odpovídající poplatky k transakci přiřadí. Důležité je, aby předpisy poplatků měly stejný variabilní symbol a pokud je zadán i specifický symbol. 

Alokace rozpočtu spočívá v přidělení omezených zdrojů nějakému projektu, procesu, instituci aj.Alokaci rozpočtu (plánu) jsme v programu přidali pro příspěvkové organizace. Pro ÚSC je možné ji využít po zaškrtnutí parametru v nabídce Parametry / Základní – parametr Zobrazit alokaci rozpočtu (plánu) v menu, v objednávkách a příslibech.Do objednávek, příslibů a číselníku Ceník pro objednávky také přibyla nová záložka Alokace rozpočtu (plánu). V této záložce lze pořizovat pouze účty řady 5xx a 6xx, tedy stejné jako do rozpočtu (plánu).Při vytváření objednávky nebo příslibu je nyní možné vybrat ceníkovou položku, která se přenese do objednávky či příslibu včetně zadané alokace rozpočtu (plánu).Při tvorbě dokladu nebo objednávky přes tlačítko Akce / Nový doklad z objednávky nebo Nová objednávka z příslibu se otevře formulář s možností úpravy alokace rozpočtu (plánu). Alokace se automaticky poníží o zadanou částku, kterou můžete upravit také ručně.V nabídce Rozpočet jsme doplnili novou podnabídku Alokace rozpočtu (plánu). Do této nabídky se načítají alokace rozpočtu (plánu), tj. zaúčtování na účtech 5xx a 6xx z objednávek a příslibů. Pokud se použije nákladový nebo výnosový účet, i tato příprava se do nabídky načte.Současně připravujeme kontrolu na překročení čerpání rozpočtu (plánu), do které budou započteny právě i tyto alokované prostředky.