Odesílání dokumentů do Spisové služby KEO4

Od 9. 11. 2026 evidujeme opakované problémy s přihlašováním do datových schránek. Přestože se komunikaci podařilo několikrát obnovit, výpadky se nadále opakují.  AKTUALIZACE: Na základě komunikace s technickou podporou ISDS máme potvrzeno, že ISDS blokuje komunikaci z IP adres, ze kterých dochází k opakovaným pokusům o přihlášení s neplatnými údaji. Zablokování trvá 1 hodinu, pak se provoz obnoví, dokud jej zase někdo s neplatnými údaji nezablokuje.Tento bezpečnostní mechanismus bohužel nezohledňuje fungování cloudových služeb, kde tisíce organizací komunikují prostřednictvím jedné IP adresy. Neplatné přihlašovací údaje JEDINÉ organizace tak mohou způsobit zablokování komunikace VŠEM ostatním uživatelům KEO4.👉 Prosíme obce, u kterých po volbách došlo ke změně starosty, aby neprodleně kontaktovaly našeho obchodního zástupce a zajistily aktualizaci přihlašovacích údajů k datové schránce v KEO4. Přihlašovací údaje odcházejícího starosty byly automaticky zneplatněny.Trvalým řešením je přechod na přihlašování prostřednictvím certifikátu hostované spisové služby. Certifikát není vázán na konkrétní osobu, například starostu, a změna ve vedení obce proto neovlivní funkčnost připojení k datové schránce. Všechny organizace, které v KEO4 dosud využívají přihlašování jménem a heslem, budou muset přejít na přihlašování prostřednictvím certifikátu hostované spisové služby. O postupu a potřebných krocích vás budeme informovat.Situaci intenzivně řešíme s cílem co nejdříve obnovit stabilní komunikaci s datovými schránkami pro všechny uživatele KEO4.

Modul KEO4 Podpisová kniha umožňuje organizacím efektivně nastavit a spravovat schvalovací procesy v rámci předběžné řídicí kontroly, a to jak před vznikem závazku nebo pohledávky, tak i po něm.Žádosti o schválení lze vytvářet přímo u účetních dokladů, objednávek nebo příkazů k úhradě v modulu KEO4 Účetnictví. Schvalovatelé je následně posoudí v Podpisové knize a po schválení mohou dokument elektronicky podepsat, a to i pomocí viditelného elektronického podpisu.Nastavení schvalovacích procesů v KEO4 Podpisové knize odpovídá požadavkům zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě.V návaznosti na zákon č. 231/2025 Sb., o řízení a kontrole veřejných financí, který nabude účinnosti 1. 1. 2027, připravujeme úpravy modulu KEO4 Podpisová kniha tak, aby odpovídal novým legislativním požadavkům.KEO4 Podpisovou knihu lze již nyní využívat pro schvalování dokumentů v rámci řízení a kontroly veřejných financí a plynule se tak připravit na novou legislativu

Veřejnoprávní původce má ze zákona povinnost zveřejnit na úřední desce a webových stránkách přehled technických parametrů a datových formátů, které je schopen přijímat a zpracovávat.Systém KEO4 pomáhá tuto povinnost automatizovaně kontrolovat. Aby mohl správně ověřovat přijímané datové formáty, je nutné, aby správce spisové služby ve společných parametrech SSL nastavil a povolil kontrolu datových formátů podle seznamu zveřejněného na úřední desce nebo webových stránkách organizace.Při příjmu dokumentů systém automaticky ověřuje, zda jsou doručené soubory v povolených formátech. Pokud je doručen soubor v nepřijímaném formátu, systém na tuto skutečnost upozorní a umožní odeslat odesílateli informaci o vadě podání s výzvou k opětovnému zaslání dokumentu v podporovaném formátu.Pokud využíváte službu vzdáleného pečetění, lze současně používat automatizovaný převod dokumentů do výstupního datového formátu. Systém při evidenci automaticky převádí vybrané formáty, například DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPTX, ODT, RTF, TXT nebo HTML, do formátu PDF/A. Součástí vytvořeného dokumentu je doložka podle § 69a opatřená elektronickou pečetí a časovým razítkem. Pro datové formáty typu kontejner, například ZIP, je možné využít také automatické rozbalování jejich obsahu.Kontrola datových formátů v KEO4 pomáhá zajistit soulad s legislativními požadavky, zvyšuje bezpečnost zpracování doručených dokumentů a usnadňuje práci podatelny. Díky automatické kontrole, převodům do formátu PDF/A a podpoře řešení vadných podání lze většinu agend spojených s datovými formáty zpracovat rychle a efektivně.

S novou verzí KEO4 dochází ke sjednocení postupu při evidenci dokumentů, které byly poškozeny, zničeny nebo ztraceny. Změny se týkají jak analogových (listinných), tak digitálních dokumentů. Sjednocení označení dokumentůDosavadní příznaky „Ztracený“ a „Ztracený (nenávratně)” byly nahrazeny jednotným označením „Poškozený“.Nová akce „Označit jako poškozený“Referenti i pracovníci spisovny mohou nově využít akci Označit jako poškozený, prostřednictvím které zaznamenají poškození, zničení nebo ztrátu dokumentu.Povinné uvedení souvisejícího dokumentuPři označení dokumentu jako poškozeného je nutné vytvořit volný křížový odkaz na dokument, ve kterém je vzniklá situace řešena. Může se jednat například o záznam o poškození dokumentu, jednací protokol, popř. jiný dokument související s řešením události.Jak se pracuje s poškozenými dokumenty?Označení dokumentu jako Poškozený neblokuje jeho další zpracování. Většina standardních operací zůstává nadále dostupná, aby mohl být dokončen životní cyklus dokumentu nebo spisu.Proto se nyní mohou v nabídce „K vyřízení“ v modulu Referent zobrazit i dokumenty, které byly v minulosti označeny jako ztracené nebo poškozené. Tyto dokumenty je potřeba standardním způsobem vyřídit, popř. stornovat. Poškozené digitální dokumenty již nelze vrátit do stavu „otevřený“. U vlastního poškozeného dokumentu není možné provést jeho opětovné vypravení.Co dělat při nalezení ztraceného dokumentu?U analogových (listinných) dokumentů je možné původní stav obnovit. Pokud se dříve ztracený dokument najde, může referent nebo posuzovatel skartační operace využít akci Nález dokumentu. Tím dojde ke zrušení příznaku Poškozený a dokument bude vrácen zpět do běžné evidence.Pozor: U digitálních dokumentů je označení jako poškozený nevratné. Akci Nález dokumentu proto nelze použít.

Připravili jsme nový modul KEO4 Účetnictví komunikátor gov.cz, který nahrazuje původní program ALIS-ÚIS a zajišťuje komunikaci se službami poskytovanými státní správou přímo v prostředí KEO4 Účetnictví. Modul podporuje komunikaci s daňovou správou (od verze KEO4 1.14.19) a Centrálním systémem účetních informací státu (CSÚIS). Proč dochází ke změně Původní program ALIS-ÚIS je založen na technologii, která již neumožňuje jeho další dlouhodobý rozvoj. Z tohoto důvodu je připraveno nové řešení přímo v systému KEO4. Program ALIS-ÚIS zůstává stávajícím uživatelům i nadále k dispozici. Jeho funkčnost však není do budoucna garantována a bude záviset na případných změnách komunikačních rozhraní na straně státní správy. Tyto změny již nebudou do programu ALIS-ÚIS zapracovávány. Výhody nového řešení komunikace se státní správou přímo z prostředí KEO4 Účetnictví, podporované a průběžně aktualizované řešení, připravenost na budoucí legislativní i technologické změny, jednodušší práce v jednom systému bez nutnosti využívat samostatnou aplikaci. Máte-li zájem o využívání nové licence KEO4 Účetnictví komunikátor gov.cz, obraťte se na svého obchodního zástupce.