Registrace zaměstnance – Hlášení neuvolněných zastupitelů (NZ)

Plánované vydání verze KEO4 1.14.20, které mělo proběhnout dne 30. 9. ve večerních hodinách, bylo z důvodu neočekávaných technických komplikací odloženo. Intenzivně pracujeme na dokončení a důkladném otestování všech součástí aktualizace. Nový termín vydání aktuálně předpokládáme na 5. 10. 2026 ve večerních hodinách. Vzhledem k tomu, že součástí této verze jsou důležité změny v oblasti vykazování a mzdových hlášení, doporučujeme s odesíláním příslušných výkazů vyčkat na instalaci nové verze. Týká se to zejména: evidence a vykazování odměn členů volebních komisí v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), nových metodických pravidel pro výkaz P1-04 (resp. P1c-01) pro školy, například samostatné evidence asistentů pedagoga v běžné třídě 1. stupně ZŠ. Odložení aktualizace nijak neomezuje zpracování ani výpočet mezd. Výpočet mezd je možné provést již nyní a po zveřejnění nové verze programu následně zpracovat příslušná hlášení a výkazy. Děkujeme za pochopení a trpělivost.

V návaznosti na dotazy účastníků webináře „Zpracování mezd v souvislosti s volbami do zastupitelstev obcí a Senátu 2026“, který proběhl dne 29. 9. 2026, upozorňujeme na jednu důležitou skutečnost při posuzování stravování členů okrskových volebních komisí (OVK).V rámci webináře zazněl dotaz na situaci, kdy je členovi OVK poskytnuto hlavní jídlo a současně káva či další drobné občerstvení, takže celková hodnota poskytnutého plnění přesáhne limit pro osvobozené stravování. Z metodického stanoviska Ministerstva financí však vyplývá, že při daňovém posouzení není rozhodující pouze hodnota plnění, ale také jeho charakter.Drobné občerstvení poskytované přímo ve volební místnosti (např. káva, čaj, voda, ovoce, koláče či chlebíčky) může být považováno za plnění sloužící k zajištění podmínek pro výkon činnosti člena OVK. Pokud je poskytováno v přiměřeném rozsahu a nenahrazuje hlavní jídlo, nejedná se o příjem podléhající zdanění.Prakticky tedy platí, že členu OVK může být poskytnut například oběd v rámci zákonného limitu a současně káva, nápoje nebo drobné občerstvení, aniž by automaticky vznikl zdanitelný příjem jen proto, že celková hodnota všech poskytnutých plnění překročí limit pro stravování.Problematice se podrobně věnuje metodický materiál Ministerstva financí Daňové posouzení občerstvení členů okrskových volebních komisí od roku 2024, na který MF odkazuje i ve svých aktuálních informacích k financování voleb v letech 2026 a 2027.Pozor však na příspěvky na stravování poskytované jinou formou. V případě stravenek, stravenkového paušálu nebo jiného peněžního či nepeněžního příspěvku na stravování se již nejedná o drobné občerstvení zajišťující podmínky pro výkon činnosti. U těchto plnění je nutné dodržet limit pro daňově osvobozené stravování, který v roce 2026 činí 129,50 Kč za směnu. Částka poskytnutá nad tento limit představuje zdanitelný příjem člena OVK.

Na základě konzultací s metodiky JMHZ se nám podařilo upřesnit správný postup pro evidenci členů okrskových volebních komisí, a to včetně případů, kdy je poskytováno nadlimitní plnění související se stravováním.Platí, že pokud člen okrskové volební komise není v daném kalendářním měsíci současně zaměstnancem téhož zaměstnavatele z jiného pracovněprávního vztahu, do JMHZ se nehlásí vůbec.Jestliže však má člen okrskové volební komise současně u stejného zaměstnavatele i jiný pracovní vztah, odměna za výkon funkce člena volební komise se připočte k jeho zúčtovanému příjmu a vykáže v položce „Zúčtovaný příjem celkem“. Ani v těchto případech není třeba pracovní vztah člena OVK přihlašovat přes registraci zaměstnance. Zvláštní pozornost je potřeba věnovat příspěvkům na stravování. Pokud je členovi volební komise poskytnuto stravování (např. stravenka nebo stravenkový paušál), je toto plnění v roce 2026 od daně osvobozeno do výše 129,50 Kč za směnu. Pokud je tento limit překročen, stává se nadlimitní část zdanitelným příjmem. V takovém případě se již člen OVK eviduje pod druhem činnosti 13.Doporučujeme proto při zpracování odměn členů okrskových volebních komisí vždy posoudit, zda vedle odměny nevzniká také zdanitelný příjem z poskytovaného stravování, který má vliv na způsob vykázání v JMHZ.V KEO4 aktuálně připravujeme speciální druh činnosti určený právě pro členy okrskových volebních komisí. Pokud bude tento druh činnosti u pracovního vztahu nastaven, program automaticky vyhodnotí způsob zpracování příjmu pro potřeby JMHZ. Samostatný pracovní vztah člena OVK nebude do JMHZ zařazen, současně však program zohlední situaci, kdy má zaměstnanec evidován i jiný pracovní vztah, ke kterému bude příjem správně přičten. Pokud však členovi OVK vznikne zdanitelný příjem z titulu nadlimitního plnění souvisejícího se stravováním, je nutné pracovní vztah evidovat pod druhem činnosti 13. Toto nastavení je v současné době nutné provést ručně. Do vydání aktualizace s novým druhem činnosti je možné členy OVK v programu evidovat pod druhem činnosti 13. Není však nutné je z tohoto důvodu registrovat ani vykazovat v JMHZ (případné záznamy vytvořené pouze z tohoto titulu lze z hlášení smazat).Problematice členů OVK i obecně zpracování mezd v období voleb do obecních zastupitelstev, včetně souvislostí s jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele, se bude věnovat webinář, který se uskuteční 29. 9. 2026. Srdečně vás na něj zveme. Výklad bude zaměřen také např. na odměňování zastupitelů, proplácení nevyčerpané dovolené a další praktické situace, se kterými se mohou obce v souvislosti s volbami setkat.

Připomínáme, že konec června je nejzazší lhůtou pro podání JMHZ za období leden až březen 2026. Pokud jste doposud hlášení za tyto měsíce neodeslali, doporučujeme tuto povinnost neodkládat, protože nedodržení termínu může přinést zbytečné komplikace.Klíčové je podat JMHZ do 30. 6., a to i v případě, že obsahuje nedostatky. Lhůta se totiž vztahuje na samotné podání, nikoli na jeho následné opravy. Případné chyby či neúplné údaje je možné bez problémů upravit i po tomto datu.Současně upozorňujeme na další změnu související s JMHZ. Od 1. července 2026 vzniká povinnost hlásit všechny zaměstnance ještě před jejich nástupem k výkonu práce. U českých zaměstnanců lze využít tzv. předregistraci, kdy jsou nahlášeny základní údaje a zbývající informace pro úplnou evidenci je možné doplnit do 8 dnů od nástupu.Možnost odeslat základní údaje formou předregistrace a následně doplnit zbývající údaje bude v programu KEO4 Mzdy dostupná v druhé polovině července. Do té doby lze využít služby na ePortálu ČSSZ. Alternativou je také postup, kdy všechny potřebné údaje nahlásíte již před nástupem zaměstnance, a to odesláním hlášení „Registrace zaměstnance – nástup do zaměstnání“, které je v modulu KEO4 Mzdy k dispozici již od dubna. Tuto variantu doporučujeme, pokud máte všechny potřebné údaje k dispozici, protože je z pohledu praxe nejjednodušší.Podrobnější informace k aktuálnímu stavu JMHZ, nejčastějším chybám a jejich opravám i k novým povinnostem od 1. 7. 2026 zazní na webináři, který se uskuteční 25. června. Na webinář se můžete přihlásit prostřednictvím tohoto odkazu.

S blížícím se koncem května připomínáme důležitý termín pro odeslání JMHZ za měsíc duben. Řádné hlášení je nutné odeslat nejpozději do 20. 5. 2026. I v případě, že ještě nemáte vše zcela kompletní, doporučujeme hlášení v termínu odeslat – případné nesrovnalosti či doplnění lze řešit následně formou opravných podání. Zvýšenou pozornost tomuto datu by měli věnovat zejména ti zaměstnavatelé, kteří uplatňují slevu na sociálním pojištění za organizaci, protože dodržení lhůty je zásadní pro možnost uplatnění této slevy. Pro ověření, že bylo hlášení zpracováno kompletně, nemusíte vždy čekat na doručení protokolu o kompletnosti do datové schránky. Tento protokol lze dohledat také na ePortálu ČSSZ v sekci „Moje dokumenty“. Pokud na straně ČSSZ nedochází k žádnému technickému zdržení, bývá zde k dispozici v řádu několika minut po úspěšném odeslání. Zároveň připomínáme, že odeslání řádného hlášení za období 1–3/2026 je potřeba provést nejpozději do konce června.